Consultar la actividad de inspección sin perder el registro subyacente

Lo primero que conviene saber es qué es la finalización

Antes de analizar los resultados de las inspecciones, una organización debe saber cuáles se han llevado a cabo. Las diferencias entre las tareas programadas y las completadas, los trabajos atrasados y las tareas que aún no se han iniciado son indicadores poco llamativos, pero permiten determinar si el programa está funcionando realmente —y, con frecuencia, son los datos que nadie es capaz de aportar—.

Los datos sobre la finalización de las tareas son también la prueba más fiel para determinar si un flujo de trabajo es viable. Una lista de comprobación que se completa sistemáticamente con retraso o que se abandona a mitad de camino dice mucho más sobre su diseño que sobre las personas que la utilizan.

Los resultados recurrentes son más importantes que los individuales

Un solo problema es una tarea de mantenimiento. Si ese mismo problema se repite en veinte inmuebles, se trata de una decisión de adquisición, un problema de especificaciones o un problema con el proveedor —algo de una categoría totalmente diferente, que pasa desapercibido a menos que los problemas se registren con la suficiente coherencia como para poder agruparlos—.

Aquí es donde la recopilación estructurada da sus frutos. Las observaciones registradas como texto libre pueden leerse una por una, pero no contabilizarse; el patrón solo se pone de manifiesto cuando se registra el mismo defecto de la misma forma en toda la cartera.

• ✓Busca que el mismo hallazgo se repita en todas las propiedades, no solo en cuanto a la gravedad.
• ✓Comparar los resultados de los distintos inspectores para detectar desviaciones respecto a la norma
• ✓Realizar un seguimiento del tiempo que permanecen abiertas las incidencias tras su notificación
• ✓Fíjate en qué preguntas suelen quedar sin responder

Interpretación de las diferencias entre los inspectores

Dos inspectores que evalúen inmuebles similares deberían llegar a conclusiones más o menos comparables. Cuando no es así, la causa suele estar en la plantilla y no en las personas: una pregunta lo suficientemente ambigua como para interpretarse de dos maneras se interpretará de dos maneras, de forma sistemática y para siempre.

Considerar la divergencia como un indicador de la calidad de los datos resulta más productivo que considerarla un problema de rendimiento. Permite identificar las consultas concretas que hay que reescribir, lo cual es un problema que se puede solucionar.