Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Archivo adjunto: ¿qué es este documento?
Una imagen archivada junto con una inspección requiere que alguien recuerde lo que muestra. Una imagen adjunta a la comprobación concreta que la requirió no lo requiere.
El archivo debe adjuntarse en el momento de la captura. Reconstruirlo en la oficina es un proceso lento, propenso a errores y la primera tarea que se deja de lado cuando la jornada se alarga.
02
Procedencia: ¿cuándo y quién?
Un registro sin fecha ni autor es una afirmación. La contemporaneidad suele ser la característica más persuasiva de un registro de inspección, y solo está presente si se ha elaborado en ese mismo momento.
- Haz las fotos durante la visita, no después.
- Conservar la identidad del inspector en el registro
- Conserva las pruebas originales, no solo un resumen.
- Evita editar el material grabado a posteriori
03
Coherencia: ¿qué significa el silencio?
Si un expediente abarca todas las áreas con el mismo nivel de detalle, el hecho de que no se haya registrado ningún defecto tiene su importancia. Si la cobertura varía, el silencio no prueba nada, y la parte contraria así lo señalará.
Por lo tanto, una cobertura coherente no es la exhaustividad como fin en sí misma. Es lo que confiere valor probatorio a los resultados negativos.
