Plantillas de inspección

Empieza por el resultado que debe respaldar el informe. Añade habitaciones o secciones siguiendo el orden en que el inspector recorre la vivienda, utiliza etiquetas breves para cada elemento, explica las opciones de calificación y solicita fotografías solo cuando sea necesario aportar pruebas.

Realiza una inspección de prueba antes de publicar. Comprueba los elementos condicionales, la documentación necesaria, las firmas y el orden de los informes, tanto en la aplicación para iOS como en el PDF generado.

Evita realizar modificaciones importantes en las plantillas mientras las inspecciones estén activas. Publica los cambios entre turnos e informa al equipo de campo de los cambios realizados antes de que comience la siguiente tarea.

Ordena las secciones y los elementos según el recorrido físico que realiza el inspector por la vivienda, y no según la clasificación que les da la oficina. Cuando ambas cosas no coinciden, los inspectores tienen que volver sobre sus pasos o completar la inspección fuera de orden y conciliar los datos después; ambas cosas suponen una pérdida de tiempo y dan lugar a errores.

La secuencia en sí misma también sirve como ayuda para la memoria, lo que reduce los olvidos sin añadir preguntas.

Exigir una fotografía de cada artículo da lugar a inspecciones prolongadas y, con el tiempo, a que se produzcan irregularidades. No exigir ninguna da lugar a registros que no se pueden defender en caso de impugnación.

Exige pruebas cuando la respuesta tenga consecuencias: defectos, excepciones y cualquier aspecto que vaya a suponer un coste o sea objeto de controversia. Los elementos que cumplen con la normativa y no presentan nada destacable rara vez necesitan una fotografía para resultar creíbles.

Evita realizar modificaciones importantes mientras las inspecciones estén en curso. Publica los cambios entre turnos e informa al equipo de campo de los cambios realizados antes de que comience la siguiente tarea, para que no se produzcan sorpresas en la propiedad.

Recuerda que cada cambio rompe la comparabilidad con los registros capturados bajo la estructura anterior. Agrupar las modificaciones y programarlas para que coincidan con el límite de un ciclo permite mantener la capacidad de interpretar los resultados a lo largo del tiempo.