Inställningar för arbetsytan

Den person som skapar arbetsytan blir dess faktureringsansvarig och en aktiv administratör. I Inställningar → Allmänt ska du kontrollera organisationens namn, land och tidszon. Dessa inställningar påverkar schemaläggning, rapportdatum och meddelanden från tjänsten.

Använd filialer för att skilja mellan olika platser eller arbetsgrupper. Tilldela medlemmar endast till de filialer de behöver och testa åtkomsten med ett icke-administratörskonto innan du importerar produktionsmaterial.

Ställ in terminologi, rapportens varumärkesprofil, standardinställningar för e-post och en startmall innan du bjuder in resten av teamet. Enhetliga standardinställningar minskar behovet av korrigeringar under de första inspektionerna i drift.

Terminologiinställningarna avgör vilka benämningar som används i gränssnittet och rapporterna. Genom att anpassa dem till det språk som din organisation redan använder underlättas arbetet för inspektörerna och rapporterna blir lättare att ta till sig för kunder som aldrig ser programvaran.

Standardinställningarna för rapporter – varumärke, e-postinställningar och mönstret för rapportfilnamn – bör ställas in innan den första inspektionen i drift, eftersom befintliga rapporter behåller de inställningar som gällde när de skapades.

Filialer avgränsar olika platser eller arbetsgrupper inom en arbetsyta. Det är enklare att införa dem redan vid uppstarten än att lägga till dem i efterhand, när inspektioner, mallar och uppdrag redan finns i en sammanblandad arbetsyta.

Om du är osäker på om du behöver dem kan du göra följande praktiska test: Bör två grupper av personer inte kunna se varandras löpande arbete? Om svaret är nej, är en enda gren enklare och lättare att administrera.

Tre misstag återkommer tillräckligt ofta för att det ska vara värt att nämna dem: att bjuda in teamet innan mallarna finns klara, att bevilja administratörsbehörighet som standard och att vänta med rapportkonfigurationen tills den första rapporten till kunden redan har skickats ut.

Alla tre problemen går att åtgärda, men det kostar mer att åtgärda dem än att förebygga dem. Testa åtkomsten med ett icke-administratörskonto innan du importerar produktionsdata – på så sätt upptäcker du behörighetsproblem medan de fortfarande är teoretiska.