Börja i liten skala. Utöka inspektionsverksamheten utan att byta system

Anpassa planens omfattning efter strukturen, inte efter entusiasmen

De faktorer som faktiskt avgör vilken plan som passar bäst är av strukturell karaktär: hur många personer som behöver genomföra eller granska inspektioner, om verksamheten är uppdelad i olika avdelningar och hur många inspektioner som genomförs per månad. Dessa uppgifter går vanligtvis att fastställa i förväg och förändras långsamt.

Ett vanligt misstag är att utgå från ambitioner snarare än från den nuvarande strukturen. Inspektionsvolymen tenderar att öka i takt med verksamheten snarare än med avsikten, och planerna kan ändras senare – därför är teamets nuvarande sammansättning en bättre utgångspunkt.

• ✓Räkna de personer som behöver egen åtkomst, inte alla som kanske kastar en blick på en rapport
• ✓Fastställa om verksamheten verkligen behöver separata avdelningar
• ✓Beräkna den månatliga inspektionsvolymen utifrån det aktuella arbetet, inte utifrån mål
• ✓Betrakta mall- och varumärkeskraven som en fråga som är skild från personalstyrkan

Börja med ett arbetsflöde innan du bekräftar

Det mest tillförlitliga sättet att välja är att genomföra en fullständig inspektion – från början till slut – med mall, fältinsamling, granskning och rapport – på en verklig fastighet. På så sätt framkommer de krav som är viktiga för er verksamhet snabbare än vid någon jämförelse av funktioner, och ofta förändras det vilken plan som verkar vara den rätta.

Det testar också det som är viktigast: om fältapplikationen fungerar i era byggnader, med era inspektörer och under era förhållanden.

Något som ofta underskattas

Två krav upptäcks ofta först i ett sent skede. Det första gäller granskningskapaciteten: organisationer planerar för inspektörer men glömmer bort de personer som kontrollerar det färdiga arbetet innan det levereras. Det andra gäller rapporteringskonfigurationen, och det är oftast där skillnaden mellan ett godtagbart dokument och ett dokument som är klart för kunden ligger.

Båda dessa aspekter bör utredas under ett försök, snarare än efter att en plan har valts ut enbart utifrån antalet inspektörer.