Programvara för anläggningsinspektioner för planerat underhåll och efterlevnadsrundor

Täckning är det mått som spelar roll

Program för anläggningar misslyckas i tysthet. Inget dramatiskt händer när en omgång uteblir; luckan finns helt enkelt där, osynlig, tills någon begär bevis och man inte kan lägga fram dem.

Att synliggöra hur långt arbetet har kommit – genom att jämföra planerat arbete med slutfört, försenat och ännu inte påbörjat arbete – är därför viktigare här än vid de flesta typer av inspektionsarbete. Det är skillnaden mellan ett program som faktiskt fungerar och ett som man bara antar ska fungera.

• ✓Jämför planerat med genomfört, inte bara med genomfört
• ✓Gör försenade rundor synliga istället för att de tyst försvinner
• ✓Notera det faktiska datumet då varje omgång genomfördes
• ✓Behåll samma struktur så att resultaten går att jämföra mellan olika webbplatser

Tillgångar, struktur och efterlevnad är olika poster

En anläggningskontroll, en undersökning av tygets skick och en genomgång av efterlevnaden av lagstadgade krav ger svar på olika frågor enligt olika cykler, och om man tvingar in dem i en och samma mall blir resultatet ett formulär som inte fungerar bra för någon av dem.

Genom att använda separata mallar för varje del, som delar samma referenser till webbplatser och resurser, säkerställs att varje del är anpassad efter sitt syfte samtidigt som portföljen kan uppfattas som en helhet.

Att planera rundan är halva arbetet

Anläggningsinspektion är ett ruttbaserat arbete. När ett team besöker flera byggnader under en dag är besöksordningen, adresserna och uppdraget lika viktiga som själva checklistan.

MeetInspect hanterar dagliga inspektionsplaner och adresser, håller reda på pågående och avslutat arbete samt öppnar rutter i kompatibla navigationsappar, vilket innebär att planeringen och inspektionen ingår i samma dokument istället för i två separata system som måste stämmas av mot varandra.

Resultat som når ut till dem som åtgärdar problemen

En anläggningsrapport är oftast ett arbetsuppdrag som väntar på att utföras. Dess värde beror på om den innehåller tillräckligt med detaljer – vilken byggnad, vilken våning, vilken anläggning, vad som är fel – för att någon ska kunna planera arbetet utan att behöva gå dit och titta.

Det möjliggörs genom att bilder och korta videoklipp bifogas den enskilda kontrollen, och genom att åtgärden hålls åtskild från iakttagelsen innebär det att uppgiften inte raderas när ärendet avslutas.

• ✓Registrera platsen tillräckligt noggrant för att kunna hitta tillgången igen
• ✓Beskriv felet så att vi kan fastställa priset eller boka in ett besök
• ✓Bifoga beviset till den kontroll som ledde fram till det
• ✓Redovisa händelsen separat från resultatet

Entreprenörer och konsekvens

Fastighetsunderhållsteamen utför sällan sina inspektioner helt internt. När entreprenörer arbetar tillsammans med den egna personalen finns det en risk att två olika standarder används för att ta fram en och samma datamängd, och skillnaderna förblir oftast osynliga tills någon försöker analysera uppgifterna.

Genom att använda återanvändbara mallar säkerställs att alla som utför arbetet följer samma standard. Genom att granska genomförda inspektioner utifrån den strukturen upptäcks allt som mallen inte fångade upp.