Inspektionsmall
Den återanvändbara strukturen som definierar avsnitt, frågor, nödvändiga underlag och ordningen för fältarbetet.
Ordlista
Inspektionsvillkor, förklarade i arbetsflödet i MeetInspect
Ett gemensamt ordförråd hjälper administratörer, inspektörer och granskare att fatta enhetliga beslut om mallar, underlag och rapporter.
Vad som ingår
Grundläggande produktterminologi
Dessa definitioner beskriver hur begreppen används i MeetInspects dokumentation och arbetsflöden.
Inspektionsprotokoll
Ett planerat eller genomfört exempel på en mall, kopplat till den aktuella fastigheten, personerna, svaren och bevisen.
Resultat
En iakttagen omständighet eller ett problem som noterats under granskningen eller vid datainsamlingen på fältet och som kan kräva åtgärder eller uppföljning.
Korrigerande åtgärder
En åtgärd eller åtgärdsåtgärd som används för att åtgärda en avvikelse, inklusive ansvarig, status och kompletterande information, om sådan har angetts.
Bevis
Ett fotografi, en kommentar, en anteckning, ett svar, en underskrift eller annan dokumentation som styrker slutsatsen från en inspektion.
Synkronisering
Den process som överför sparade mobila inspektionsuppgifter till det delade arbetsområdet när internetanslutningen återupprättas.
I praktiken
Dokumentation och ansvarsområden
Arbetsutrymme
Det område på organisationsnivå som innehåller medlemmar, roller, egenskaper, mallar och kontrollåtgärder.
Filial
En funktionsgrupp som används för att organisera delar av ett arbetsområde där den här strukturen är aktiverad.
Rapport
Ett genererat dokument baserat på den granskade inspektionsrapporten, som vanligtvis tillhandahålls i PDF-format.
Fördjupning
Hur dessa begrepp används i praktiken
Mall, post och rapport är inte utbytbara begrepp
Tre ord står för det mesta av arbetet i alla inspektionssystem, och att blanda ihop dem leder till verkliga driftsproblem. En mall är en återanvändbar struktur. En post är ett enskilt exemplar av den strukturen som fyllts i för en specifik fastighet vid en specifik tidpunkt. En rapport är ett utdrag som genereras utifrån den posten.
Denna distinktion är viktig eftersom de förändras oberoende av varandra. Att redigera en mall bör inte påverka redan färdigställda poster. Att generera en rapport på nytt bör inte skapa en ny post. System där dessa gränser suddas ut leder till en situation där ingen med säkerhet kan säga vad som faktiskt observerades vid ett visst datum.
Resultat och korrigerande åtgärder
Ett konstaterande är en iakttagelse: man har konstaterat att något befinner sig i ett visst tillstånd. En korrigerande åtgärd är en reaktion: någon förväntas vidta åtgärder i frågan. Genom att hålla dessa två saker åtskilda kan man vid en inspektion dokumentera ett problem utan att på förhand avgöra vilken åtgärd som ska vidtas – och det gör det möjligt att följa upp åtgärden oberoende av den inspektion där problemet upptäcktes.
Att slå ihop de två är en vanlig genväg, men det går ut över överskådligheten. När iakttagelser och åtgärder utgör samma objekt raderas iakttagelsen när åtgärden stängs, och historiken över vad som konstaterades går inte längre att återfå.
Bevis, och vad som gör det till ett bevis
Med ”bevis” i samband med en inspektion avses allt som stöder en slutsats: fotografier, anteckningar, kommentarer, strukturerade svar, underskrifter. Det som gör att materialet betraktas som bevis snarare än att det bara finns där är dess koppling till ärendet och dess härkomst – att man vet vad det dokumenterar, när det samlades in och av vem.
En bild som saknar allt sådant sammanhang är data, inte bevis. Skillnaden blir tydlig just när det är som viktigast, nämligen när någon ifrågasätter dokumentationen.
Synkronisering
Synkronisering innebär att data som har registrerats på en enhet överförs till det gemensamma arbetsutrymmet. Det är viktigt att se detta som ett separat steg snarare än en teknisk detalj, eftersom tidsintervallet mellan registrering och synkronisering är den period då en inspektion endast finns på ett ställe.
I praktiken innebär detta att fältteamen bör kunna se synkroniseringsstatusen. Arbete som har registrerats men ännu inte överförts är ännu inte säkrat, och den person som registrerade det är den enda som kan vidta åtgärder angående detta.
Ytterligare läsning
- Vad gör att inspektionsdata blir bevis?Bilagor, härkomst och konsekvens är det som skiljer en verifierbar dokumentation från en mapp med bilder.
- En praktisk guide till enhetliga inspektionsmallarHur man omvandlar en inspektionsstandard till en checklista som teamen kan följa på alla fastigheter.
- Från inspektionsprotokoll till professionell PDF-rapportVad en användbar inspektionsrapport behöver innehålla – och vad som bör finnas kvar i det operativa arbetsutrymmet.
Nästa steg
Fortsätt med rätt inspektionsarbetsflöde
Ta del av de tillhörande riktlinjerna eller kontakta MeetInspect för att diskutera vilken inspektion ditt team behöver genomföra.
