PDF-rapporter

Standardmönstret är {address}-{inspectionType}-{date}.pdf, där datumet formateras som ÅÅÅÅ-MM-DD. Du kan också använda {organization}. Använd säkra tecken i filnamnet och lägg inte till en andra .pdf-filändelse. Om ett mönster inte kan tolkas använder MeetInspect namnet inspection-report.pdf.

En rapport skapas när en inspektion är avslutad. Rapportinställningarna gäller vid skapandet. Befintliga filer behåller sina ursprungliga namn tills du skapar dem på nytt.

Nedladdade rapporter behåller sitt ursprungliga filnamn. Kontrollera före leverans att varumärkesinformation, fotografier, slutsatser, underskrifter och sidbrytningar stämmer.

Rapporten återger den färdigställda inspektionsrapporten: strukturerade svar, anteckningar, fotografier, iakttagelser och underskrifter, i den ordning som mallen anger. Eftersom rapporten genereras utifrån inspektionsrapporten istället för att skrivas separat kan dokumentet och de underliggande uppgifterna inte komma att avvika från varandra.

Det innebär också att rapportens kvalitet till stor del avgörs av mallen. Om en rapport är svårläst beror det oftast på avsnittens ordning eller hur posterna är betecknade, snarare än på själva rapportkonfigurationen.

Kontrollera logotypen, bildstorlekarna och sidbrytningarna i en riktig rapport innan du skickar den till en kund. En testgranskning med ett representativt antal bilder kommer att avslöja layoutproblem som ett test med endast två bilder aldrig upptäcker.

Tänk på hur rapporten uppfattas av någon som inte har varit på plats. Förkortningar och interna uttryck som är självklara för inspektören är ofta svårbegripliga för mottagaren.

Nedladdade rapporter behåller sitt lagrade filnamn, så det är värt att ställa in ett tydligt filnamnmönster innan rapporterna börjar cirkulera. Standardmönstret kombinerar adress, inspektionstyp och datum, vilket gör att filerna går att sortera och identifiera även utanför systemet.

Innan du lämnar in dokumentet ska du kontrollera att alla fotografier, utlåtanden och underskrifter som finns i akten också finns med i dokumentet. Det är den sista kontrollen som inte kostar någonting.