Användare och roller

Fakturaägaren hanterar prenumerationen, skatteuppgifter, radering av arbetsytan och överlåtelse av äganderätten. En arbetsyta måste alltid ha en aktiv administratör som kan hantera åtkomsten.

Administratörer hanterar inställningar, mallar, medlemmar och verksamheten. Inspektörer arbetar med uppdrag och samlar in bevis. Läsare har endast läsbehörighet. En inbjudan innebär aldrig automatiskt att en medlem blir faktureringsansvarig.

Använd en giltig arbets-e-postadress, tilldela den roll med minsta möjliga behörighet som passar arbetsuppgiften och ta bort åtkomsten omedelbart när personen inte längre behöver arbetsytan.

Tilldela den roll med minsta möjliga behörighet som gör det möjligt för personen att utföra sitt arbete. Inspektörer behöver utföra tilldelade arbetsuppgifter och samla in bevis; de behöver sällan ändra mallar. Läsare omfattar revisorer, kunder och chefer som läser dokument men inte ska ändra dem.

Administratörsbehörighet bör beviljas med eftertanke och i begränsat omfattning. Varje ytterligare administratör ökar risken för att en oanmäld malländring påverkar inspektioner som redan pågår.

Tillgången tenderar att bestå längre än det uppdrag som låg till grund för den, särskilt när det gäller underleverantörer och tillfälligt anställda. Att regelbundet se över medlemskapen är ett mer tillförlitligt sätt att hantera detta än att förlita sig på att avregistreringen ska komma ihåg vid rätt tillfälle.

En kort kvartalsöversikt över vem som har vilken roll räcker oftast, och innebär betydligt mindre arbete än att i efterhand behöva utreda varför en tidigare uppdragstagare fortfarande har tillgång till inspektionsrapporter.

En arbetsplats måste alltid ha en aktiv administratör som kan hantera åtkomsten. Ägarskapet av faktureringskontot är skilt från en vanlig inbjudan och överförs inte automatiskt när någon utses till administratör.

Innan en ägare lämnar organisationen ska ägarskapet överföras uttryckligen. När ett konto raderas upphör ett abonnemang som enbart ägs av det kontot att gälla, vilket innebär att överföringen måste ske först om det rör sig om en delad arbetsyta.