Configuração do espaço de trabalho

A pessoa que cria o espaço de trabalho torna-se o titular da faturação e um administrador ativo. Em Definições → Geral, confirme o nome da organização, o país e o fuso horário. Estas definições afetam a programação, as datas dos relatórios e as comunicações do serviço.

Utilize filiais para separar locais ou equipas operacionais. Atribua os membros apenas às filiais de que necessitam e teste o acesso com uma conta sem direitos de administrador antes de importar o trabalho de produção.

Defina a terminologia, a identidade visual dos relatórios, as predefinições de e-mail e um modelo inicial antes de convidar o resto da equipa. As predefinições consistentes reduzem as correções durante as primeiras inspeções em tempo real.

As definições de terminologia determinam a nomenclatura utilizada na interface e nos relatórios. Alinhá-las com a terminologia já utilizada pela sua organização reduz as dificuldades para os inspetores e torna os relatórios mais fáceis de compreender para os clientes que nunca utilizam o software.

Recomenda-se definir as predefinições dos relatórios — identidade visual, definições de e-mail, padrão do nome do ficheiro do relatório — antes da primeira inspeção em produção, uma vez que os relatórios existentes mantêm as definições que estavam em vigor no momento em que foram gerados.

As filiais separam locais ou equipas operacionais dentro de um único espaço de trabalho. É mais fácil implementá-las na fase de configuração do que adaptá-las posteriormente, quando já existem inspeções, modelos e atribuições num espaço de trabalho não diferenciado.

Se não tiver a certeza de se precisa deles, o teste prático consiste em verificar se dois grupos de pessoas não devem poder ver o trabalho quotidiano uns dos outros. Se a resposta for não, uma única filial é mais simples e mais fácil de gerir.

Há três erros que ocorrem com frequência suficiente para que valha a pena mencioná-los: convidar a equipa antes de existirem modelos, conceder acesso administrativo por predefinição e deixar a configuração dos relatórios para depois de o primeiro relatório destinado ao cliente já ter sido enviado.

Todas as três situações são passíveis de resolução, mas a correção de cada uma delas custa mais do que a sua prevenção. Teste o acesso com uma conta que não seja de administrador antes de importar trabalho de produção — isso permite detetar problemas de autorização enquanto estes ainda são teóricas.