Modelos de inspeção

Comece pelo resultado que o relatório deve fundamentar. Adicione divisões ou secções pela ordem em que o inspetor percorre o imóvel, utilize títulos curtos para os itens, explique as opções de classificação e solicite fotografias apenas quando for necessário apresentar provas.

Efetue uma inspeção de teste antes da publicação. Verifique os itens condicionais, as provas necessárias, as assinaturas e a ordem do relatório, tanto na aplicação para iOS como no PDF gerado.

Evite edições significativas nos modelos enquanto as inspeções estiverem em curso. Publique as alterações entre turnos e informe a equipa no terreno sobre o que mudou antes do início da próxima tarefa.

Organize as secções e os itens de acordo com o percurso físico que o inspetor faz pelo imóvel, e não da forma como o escritório os categoriza. Quando há discrepâncias entre os dois, os inspetores ou têm de voltar atrás ou concluem a inspeção fora de sequência e reconciliam os dados posteriormente — ambas as situações custam tempo e dão origem a erros.

A própria sequência também funciona como um auxílio à memória, o que reduz as omissões sem acrescentar perguntas.

Exigir uma fotografia para cada artigo prolonga as inspeções e, a longo prazo, dá origem a práticas desonestas. Não exigir nenhuma resulta em registos que não podem ser defendidos quando contestados.

Exija provas sempre que a resposta tenha consequências: defeitos, exceções e tudo o que possa implicar custos ou ser objeto de contestação. Os itens em conformidade e sem particularidades raramente necessitam de uma fotografia para serem credíveis.

Evite alterações significativas enquanto as inspeções estiverem em curso. Publique as alterações entre turnos e informe a equipa no terreno sobre o que mudou antes do início da próxima missão, para que não haja surpresas na propriedade.

Lembre-se de que qualquer alteração compromete a comparabilidade com os registos capturados ao abrigo da estrutura anterior. Agrupar as alterações e programá-las para coincidir com o fim de um ciclo permite manter a capacidade de analisar os resultados ao longo do tempo.