Utilizadores e funções

O titular da faturação gere a subscrição, os dados fiscais, a eliminação do espaço de trabalho e a transferência de titularidade. Um espaço de trabalho deve ter sempre um administrador ativo que possa gerir os acessos.

Os administradores gerem as definições, os modelos, os membros e as operações. Os inspetores trabalham em missões e recolhem provas. Os observadores têm acesso apenas para leitura. Um convite nunca torna automaticamente um membro o titular da faturação.

Convide alguém através do e-mail profissional atual, atribua a função com o mínimo de privilégios necessários para o cargo e retire o acesso imediatamente quando a pessoa já não precisar do espaço de trabalho.

Atribua a função com o mínimo de privilégios que permita à pessoa desempenhar as suas funções. Os inspetores precisam de concluir o trabalho que lhes é atribuído e recolher provas; raramente precisam de alterar modelos. Os visualizadores incluem auditores, clientes e gestores que consultam registos, mas não devem alterá-los.

O acesso administrativo deve ser ponderado e restrito. Cada administrador adicional aumenta a probabilidade de uma alteração não anunciada num modelo afetar as inspeções já em curso.

O acesso tende a prolongar-se para além do período de colaboração que o justificou, especialmente no caso de prestadores de serviços e pessoal temporário. A revisão das condições de adesão de acordo com um calendário permite detetar esta situação de forma mais fiável do que depender de que o processo de cessação de vínculo seja lembrado no momento certo.

Uma breve revisão trimestral para verificar quem ocupa cada função costuma ser suficiente e dá consideravelmente menos trabalho do que ter de investigar mais tarde por que razão um antigo colaborador externo ainda tem acesso aos registos de inspeção.

Um espaço de trabalho deve ter sempre um administrador ativo que possa gerir os acessos. A titularidade da faturação é independente de um convite normal e não é transferida automaticamente quando alguém é nomeado administrador.

Antes de um proprietário deixar a organização, transfira explicitamente a propriedade. A eliminação de uma conta cancela uma subscrição que seja propriedade exclusiva dessa conta; por isso, no caso de um espaço de trabalho partilhado, é necessário que a transferência seja efetuada primeiro.