Do resumo da inspeção ao relatório final

Antes da visita: definição

O trabalho realizado antes de um inspetor sair do escritório determina, em grande parte, o que se pode alcançar durante a visita. O imóvel, o tipo de inspeção, o modelo aplicável, as provas necessárias e as normas de elaboração do relatório devem ser todos definidos antecipadamente — pois resolver qualquer uma destas questões no local consome o tempo destinado à inspeção.

É também nesta fase que as divergências relativas ao âmbito da inspeção são mais baratas de resolver. Um mal-entendido sobre se uma inspeção abrange ou não as dependências leva apenas alguns minutos a resolver antecipadamente e evita uma viagem de ida e volta para resolver o assunto posteriormente.

Durante a visita: capturar

A recolha de dados no terreno é limitada por fatores que o software não pode alterar: luz disponível, condições meteorológicas, luvas, escadas, residentes, tempo. O objetivo do fluxo de trabalho é minimizar ao máximo as dificuldades numa situação já de si complicada e tornar o estado de conclusão sempre evidente, para que nada se verifique em falta após a partida.

As provas devem ser anexadas no momento da captura, em vez de serem associadas posteriormente. O MeetInspect captura fotografias diretamente no Inspection Runner, pelo que cada imagem pertence à verificação que a exigiu, e inclui suporte offline para que a captura continue sem ligação à Internet e seja sincronizada quando o dispositivo voltar a ligar-se.

• ✓Siga a ordem física, em vez da ordem lógica das categorias
• ✓Anexe as fotografias à pergunta que as exigia, no próprio site
• ✓Manter o estado de conclusão visível ao longo de toda a consulta
• ✓Partimos do princípio de que a ligação irá falhar no momento menos oportuno

Após a visita: balanço

A revisão existe para detetar o que o trabalho de campo não conseguiu: uma fotografia em falta, uma resposta improvável, uma observação registada sem os pormenores de que alguém mais adiante poderá necessitar. É o último momento em que uma falha no registo pode ser corrigida com um custo reduzido, pois, após a publicação, a única solução é uma nova visita ao local.

A revisão mais valiosa é a estrutural, e não a editorial. Verificar se as provas necessárias estão presentes, se as questões obrigatórias foram respondidas e se as conclusões apresentam contexto suficiente para se poder agir permite detetar mais problemas reais do que reformular as descrições.

Emissão e reutilização

Um relatório deve ser uma transcrição do registo de inspeção, e não um novo documento elaborado a partir deste. Quando o relatório é redigido separadamente, passam a existir duas versões da verdade que se vão distanciando uma da outra — o relatório torna-se o documento que todos leem, enquanto o registo subjacente deixa, silenciosamente, de corresponder ao mesmo.

O MeetInspect gera um relatório em PDF a partir do registo de inspeção concluído, e o modelo que serviu de base à inspeção é reutilizado para a próxima. O ciclo fecha-se: a estrutura que registou o trabalho também produz o resultado e define a próxima visita.