The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Concepção pensada para o leitor
Um gestor imobiliário, um empreiteiro e um inquilino podem ler o mesmo relatório por motivos diferentes. Comece por apresentar o contexto e o resumo da inspeção e, em seguida, apresente as evidências detalhadas numa estrutura previsível.
02
Manter a rastreabilidade intacta
Cada nota, imagem, assinatura e ação constantes do relatório devem provir do registo de inspeção confirmado. A prática de copiar e colar manualmente dá origem a lacunas que poderiam ser evitadas.
- Identificar o imóvel e o tipo de inspeção
- Mostrar datas e responsáveis
- Guarde as provas junto ao resultado correspondente
03
Separar a elaboração de relatórios das operações em tempo real
O PDF apresenta o registo confirmado. As atribuições, os estados internos e as ações em curso devem permanecer no espaço de trabalho, onde as equipas podem atualizá-los com segurança.
04
O relatório deve apresentar o que consta do processo, não repeti-lo
Quando um relatório é redigido separadamente da inspeção, existem duas versões da verdade que vão-se distanciando uma da outra. O relatório torna-se o documento que todos lêem, enquanto o registo subjacente deixa, silenciosamente, de corresponder a ele.
A geração do documento a partir do registo preenchido elimina totalmente essa possibilidade. Significa também que a qualidade do relatório é determinada, em grande parte, pelo modelo: se um relatório for de difícil leitura, a causa reside normalmente na ordem das secções ou na designação dos itens.
- Gerar a partir do registo, em vez de o reescrever
- Verifique primeiro a ordem e a rotulagem no modelo
- Teste com um número realista de fotografias
- Leia isto na perspetiva de alguém que não esteve no local
05
Escrever para um leitor que não estava presente
A linguagem interna que é óbvia para um inspetor é frequentemente incompreensível para um cliente, um empreiteiro ou um tribunal. As abreviaturas, as alcunhas das salas e o contexto pressuposto reduzem o valor probatório de um registo que, de outra forma, seria completo.
O critério consiste em determinar se alguém que não tenha conhecimento do assunto poderia agir com base em cada conclusão sem fazer perguntas. Caso não seja possível, a conclusão necessita de mais pormenores, em vez de mais palavras.
