Criar o fluxo de trabalho
Planeie as funções, as propriedades, as filiais e os modelos antes da primeira inspeção em produção.
- Configuração do espaço de trabalho
- Utilizadores e funções
- Design do modelo
Recursos
Orientações para melhorar os fluxos de trabalho de inspeção
Utilize documentação prática sobre os produtos e guias de campo para criar modelos mais claros, proteger o trabalho realizado offline, melhorar os dados comprovativos e elaborar relatórios prontos para revisão.
O que abrange
Começa pelo problema que estás a resolver
O recurso mais útil é aquele que ajuda a sua equipa a tornar a próxima inspeção mais consistente.
Preparar as equipas no terreno
Explique claramente as tarefas, a captura em dispositivos móveis, as medidas de segurança em modo offline e a sincronização.
- Preparação para a inspeção
- Sincronização offline
- Recolha de provas
Análise e relatório
Criar um processo administrativo fiável para verificar a integridade dos dados, registar conclusões, definir medidas e gerar ficheiros PDF.
- Avaliação da qualidade
- Criação de relatórios
- Resolução de problemas
Na prática
Escolha um percurso de aprendizagem
Documentação do produto
Orientações operacionais passo a passo para administradores, inspetores e revisores.
Perspetivas
Explicações mais detalhadas sobre a conceção de modelos, o trabalho fora de linha, as fotografias e a qualidade da inspeção.
Apoio
Informações práticas sobre a resolução de problemas e um contacto direto com a equipa da MeetInspect.
Em profundidade
Criação de capacidades de inspeção de edifícios
Escreva perguntas que tenham apenas uma interpretação
O defeito mais comum nos modelos de inspeção é uma pergunta à qual duas pessoas competentes respondem de forma diferente. «A cozinha está limpa?» depende inteiramente do padrão que o leitor tem em mente. «Todas as superfícies de trabalho estão isentas de resíduos visíveis?» não depende. A segunda pergunta é mais longa, menos elegante e muito mais útil.
O teste é simples e vale a pena aplicá-lo a todas as perguntas: será que dois inspetores, ambos agindo de boa-fé, poderiam registar respostas diferentes para o mesmo imóvel? Se for esse o caso, a pergunta está a avaliar o inspetor e não o imóvel.
- Dá preferência a condições observáveis em vez de juízos de qualidade
- Defina o limiar na própria pergunta, em vez de o deixar implícito
- Evite perguntas compostas que reúnam duas verificações numa única resposta
- Utilize a mesma formulação para o mesmo cheque em todos os modelos
Decidir em que casos as provas são realmente necessárias
Exigir uma fotografia para cada artigo prolonga as inspeções e, a longo prazo, leva a práticas desonestas. Não exigir nenhuma resulta em registos que não podem ser justificados. O meio-termo mais útil consiste em exigir provas nos casos em que a resposta tem consequências — defeitos, exceções, qualquer coisa que venha a ser contestada ou que implique custos.
Uma regra prática útil: exija uma fotografia sempre que a resposta possa surpreender o leitor ou sempre que haja uma transação financeira em resultado disso. Os itens que cumprem os requisitos e não apresentam nada de especial raramente necessitam de prova visual.
Encomendar uma lista de verificação para a pessoa que vai inspecionar o imóvel
Os modelos são normalmente organizados de acordo com a forma como o gabinete pensa — por categoria, por sistema, por rubrica regulamentar. As inspeções decorrem de acordo com a forma como o edifício está organizado. Quando essas duas ordens divergem, o inspetor ou percorre o imóvel várias vezes ou preenche a lista de verificação fora de ordem e faz a reconciliação posteriormente.
A organização por percurso físico não tem qualquer custo e poupa tempo em todas as inspeções subsequentes. Além disso, reduz as omissões, uma vez que a própria sequência se torna uma ajuda à memória.
Análise dos modelos em comparação com o trabalho concluído
A melhor fonte para melhorar os modelos são as inspeções já realizadas. As perguntas que são frequentemente ignoradas, respondidas da mesma forma todas as vezes ou acompanhadas de notas explicativas são, todas elas, um sinal de algo: respetivamente, de que não são claras, de que não são discriminatórias e de que as respostas disponíveis não correspondem à realidade.
Comparar um modelo com o seu próprio resultado final uma vez por ciclo permite detetar estes problemas mais rapidamente do que qualquer discussão prévia sobre o projeto.
Perguntas frequentes
- Como se redige uma boa pergunta de inspeção?
- De modo a que dois inspetores que ajam de boa-fé não possam responder de forma diferente. Dê preferência a condições observáveis em vez de juízos de valor, inclua o limiar na própria pergunta e evite agrupar duas verificações numa única resposta.
- Em que circunstâncias é que uma fotografia deve ser obrigatória?
- Quando a resposta tem consequências — defeitos, exceções e tudo o que venha a ser contabilizado ou contestado. Exigir imagens para cada artigo em conformidade prolonga as inspeções e leva as pessoas a concluí-las de forma desonesta.
- Como deve ser organizada uma lista de verificação?
- Pela rota física através da propriedade, em vez de por categoria. Quando a ordem do modelo e a ordem de percurso divergem, os inspetores ou voltam atrás ou concluem a inspeção fora de sequência e fazem a reconciliação posteriormente.
Leitura complementar
- Como elaborar uma lista de verificação para a inspeção de imóveis que seja fiávelA maioria das listas de verificação consiste numa enumeração de tudo o que é observável. As que são úteis são definidas pela decisão que vêm apoiar.
- Um guia prático para modelos de inspeção padronizadosComo transformar uma norma de inspeção numa lista de verificação que as equipas possam seguir em todas as propriedades.
- O que transforma os dados de inspeção em provasO apego, a proveniência e a coerência são o que distingue um registo defensável de uma pasta de imagens.
Próximo passo
Continuar com o fluxo de trabalho de inspeção adequado
Consulte as orientações relacionadas ou fale com a MeetInspect sobre a inspeção que a sua equipa precisa de realizar.
