Avaliações do estado que servem de base à tomada de decisões
Uma avaliação do estado de conservação serve para fundamentar uma decisão: o que reparar agora, o que incluir no orçamento, o que cobrar ao inquilino, o que aceitar. Uma avaliação que descreva o estado de conservação sem fundamentar essa decisão constitui apenas informação registada, sem produzir qualquer valor.
A consequência prática é que a gravidade e a localização têm de ser registadas como respostas estruturadas, em vez de ficarem perdidas no texto. «Várias placas do teto manchadas no segundo andar» é uma frase. Uma observação registada, relativa a uma área definida, com indicação da gravidade e acompanhada de uma fotografia, é algo que um gestor de ativos pode classificar, orçamentar e atribuir.
- Defina as áreas e os ativos antes do levantamento, em vez de os descrever de forma improvisada
- Utilize uma escala de gravidade fixa para que os resultados sejam comparáveis entre os avaliadores
- Distinguir a observação da recomendação, para que ambas possam ser analisadas
- Anexe as provas à área ou ao ativo específico a que se referem
As rondas de segurança dependem de serem repetíveis, não de serem exaustivas
Uma ronda de segurança é valiosa porque decorre sempre da mesma forma. Uma inspeção minuciosa, mas improvisada, tem menos valor do que uma lista de verificação simples, preenchida de forma idêntica todas as semanas, porque só esta última produz um registo que demonstra que a rotina foi seguida.
É também aqui que as regras de conclusão assumem maior importância do que na maioria dos trabalhos de inspeção. Uma ronda de segurança com perguntas opcionais transforma-se numa ronda de segurança com perguntas ignoradas, e as lacunas ficam invisíveis no documento final, a menos que a estrutura as imponha.
Entregas e o custo das condições contestadas
As inspeções de entrega — entre senhorio e inquilino, empreiteiro e cliente, ocupante que sai e ocupante que entra — têm consequências financeiras diretas. O estado registado na entrega determina quem paga o quê, e o registo é analisado precisamente porque alguém o contesta.
O padrão probatório é, portanto, mais elevado do que no trabalho de rotina: datado, específico, atribuível e suficientemente completo para que a ausência de uma falha no registo constitua prova credível de que essa falha não existia. Esta última característica só se alcança através de uma cobertura consistente. Um registo que documente algumas áreas de forma exaustiva e outras de todo não prova grande coisa sobre as áreas que omitiu.
Coordenação de inspeções em vários locais
O trabalho comercial em vários locais levanta problemas que o trabalho num único imóvel não apresenta: quais os locais que foram inspecionados neste trimestre, quais estão em atraso, se os dois inspetores estão a aplicar o mesmo padrão e como visualizar o portfólio em vez de cinquenta documentos separados.
O MeetInspect disponibiliza um painel de administração web que constitui a parte de gestão da plataforma, onde as inspeções são criadas e geridas, a par da aplicação para iOS que os inspetores utilizam no terreno. Os modelos reutilizáveis permitem aplicar uma norma em todos os locais, em vez de ter de ser explicada novamente a cada inspetor.
Condições no terreno em edifícios comerciais
As salas técnicas, as caves, os poços dos elevadores, as colunas de serviço e os edifícios com estrutura de aço são precisamente os locais onde a conectividade falha e onde é mais difícil realizar inspeções. Os inspetores comerciais também trabalham com luvas, com pouca luz, em altura e em escadas — condições em que a introdução de dados, por ser complicada, não é apenas irritante, mas constitui uma razão para que o registo não venha a ser efetuado.
O Inspection Runner da MeetInspect foi concebido para a execução de fluxos de trabalho de inspeção em condições reais de trabalho, com a captura de fotografias integrada no fluxo de trabalho e suporte offline, para que a visita possa prosseguir mesmo quando não há sinal.
Listas de verificação gratuitas para este trabalho
- Modelo de lista de falhasUma lista de defeitos na entrega estruturada de forma a que cada item possa ser orçamentado e agendado sem que seja necessário voltar a visitar o imóvel.
- Lista de verificação para a inspeção de segurança contra incêndiosUma inspeção de rotina de segurança contra incêndios que abrange os sistemas de deteção, as vias de evacuação, as portas corta-fogo, a sinalização e o equipamento.
Leitura complementar
- Inspeções de conclusão e de entrega que resolvem, em vez de dar origem a discussõesOs registos de transferência definem quem paga o quê. A precisão e a abrangência total são o que lhes confere validade.
- Aplicação de uma norma de inspeção única em várias instalaçõesA dificuldade no trabalho em vários locais não reside no volume. Reside em manter o padrão idêntico quando ninguém pode supervisionar diretamente.
- Do registo de inspeção ao relatório profissional em PDFO que é necessário para um relatório de inspeção útil — e o que deve permanecer no espaço de trabalho operacional.
Perguntas frequentes
- O que é uma avaliação do estado de um imóvel comercial?
- Um registo estruturado do estado físico de um imóvel ou unidade comercial, elaborado para servir de base a decisões relativas a reparações, orçamento, responsabilidade ou aceitação. Normalmente, abrange áreas e bens específicos, regista a gravidade de forma coerente e fundamenta cada observação com provas datadas.
- Com que frequência devem ser realizadas as rondas de segurança em estabelecimentos comerciais?
- A frequência é determinada pelo edifício, pela sua utilização e pelo regime regulamentar aplicável, e não pelo software. O que as ferramentas de inspeção podem fazer é garantir que cada ronda seja idêntica à anterior, de modo a que os registos preenchidos demonstrem que foi seguida uma rotina e não apenas que se realizou uma ronda de inspeção.
- Como é que se garante que vários topógrafos apliquem o mesmo padrão?
- Ao definir a estrutura, em vez de dar orientações a cada pessoa. Um modelo reutilizável que defina as áreas, as perguntas, a escala de gravidade e as provas necessárias elimina a maior parte das variações entre as pessoas. A revisão das inspeções concluídas à luz dessa estrutura permite detetar o restante.
- O que faz com que uma inspeção de entrega seja válida quando é contestada?
- Cobertura consistente, descrição específica, provas datadas anexadas ao elemento em questão e um registo claro de quem inspecionou e quando. A cobertura completa é o que mais importa: é o que faz com que a ausência de um defeito no registo seja significativa, em vez de ser apenas algo que não foi registado.
- É possível realizar inspeções em salas técnicas e caves onde não há sinal?
- O MeetInspect inclui suporte para inspeções offline, para que o trabalho possa prosseguir em locais onde a ligação à Internet não está disponível ou é instável, sincronizando-se assim que o dispositivo voltar a ligar-se. Trata-se de uma situação comum nas áreas de serviço de edifícios comerciais, e não de um caso excecional.
