Konfiguracja stanowiska pracy

Osoba, która tworzy obszar roboczy, staje się jego właścicielem rozliczeniowym oraz aktywnym administratorem. W sekcji Ustawienia → Ogólne należy potwierdzić nazwę organizacji, kraj i strefę czasową. Ustawienia te mają wpływ na harmonogram, daty raportów oraz komunikację serwisową.

Wykorzystaj oddziały do rozdzielenia lokalizacji lub zespołów operacyjnych. Przypisuj członków wyłącznie do tych oddziałów, które są im potrzebne, i sprawdź dostęp za pomocą konta bez uprawnień administratora przed zaimportowaniem danych produkcyjnych.

Przed zaproszeniem reszty zespołu należy ustalić terminologię, identyfikację wizualną raportów, domyślne ustawienia wiadomości e-mail oraz szablon startowy. Spójne ustawienia domyślne ograniczają konieczność wprowadzania poprawek podczas pierwszych inspekcji na żywo.

Ustawienia terminologiczne określają, jak nazywane są poszczególne elementy w interfejsie i raportach. Dostosowanie ich do języka używanego już w Twojej organizacji ułatwia pracę inspektorom i sprawia, że raporty są zrozumiałe dla klientów, którzy nigdy nie mają styczności z oprogramowaniem.

Warto skonfigurować domyślne ustawienia raportów — identyfikację wizualną, ustawienia poczty elektronicznej oraz wzór nazwy pliku raportu — przed pierwszą inspekcją na żywo, ponieważ istniejące raporty zachowują ustawienia obowiązujące w momencie ich wygenerowania.

Oddziały to odrębne lokalizacje lub zespoły operacyjne w ramach jednego obszaru roboczego. Łatwiej jest je wprowadzić na etapie konfiguracji niż dodawać później, gdy w niepodzielonym obszarze roboczym istnieją już kontrole, szablony i przydziały zadań.

Jeśli nie masz pewności, czy są one potrzebne, praktycznym kryterium jest to, czy dwie grupy osób nie powinny mieć wglądu w swoje codzienne zadania. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, pojedynczy oddział jest prostszym rozwiązaniem i łatwiejszym do zarządzania.

Trzy z nich powtarzają się na tyle często, że warto je wymienić: zapraszanie zespołu, zanim powstają szablony, przyznawanie domyślnie uprawnień administracyjnych oraz odkładanie konfiguracji raportów do momentu, gdy pierwszy raport przeznaczony dla klienta zostanie już wysłany.

Wszystkie trzy problemy da się naprawić, ale koszt ich usunięcia jest wyższy niż koszt zapobieżenia im. Przed zaimportowaniem danych produkcyjnych sprawdź dostęp przy użyciu konta bez uprawnień administratora — pozwoli to wykryć problemy z uprawnieniami, gdy są one jeszcze tylko teoretyczne.