Raporty w formacie PDF

Domyślny wzór nazwy pliku to {address}-{inspectionType}-{date}.pdf, a daty są zapisywane w formacie RRRR-MM-DD. Można również użyć wzorca {organization}. Należy stosować bezpieczne znaki w nazwach plików i nie dodawać drugiego rozszerzenia .pdf. Jeśli nie da się ustalić wzorca, MeetInspect używa nazwy inspection-report.pdf.

Raport jest generowany po zakończeniu kontroli. Ustawienia raportu mają zastosowanie w momencie jego generowania. Istniejące pliki zachowują swoje pierwotne nazwy do momentu ich ponownego wygenerowania.

Pobrane raporty zachowują swoją pierwotną nazwę pliku. Przed wysłaniem należy sprawdzić elementy identyfikacyjne marki, zdjęcia, wnioski, podpisy oraz podziały stron.

Raport zawiera kompletny protokół z kontroli: uporządkowane odpowiedzi, uwagi, zdjęcia, ustalenia i podpisy, w kolejności określonej w szablonie. Ponieważ jest on generowany na podstawie protokołu, a nie sporządzany oddzielnie, dokument i dane, na których się opiera, nie mogą się rozbiegać.

Oznacza to również, że o jakości raportu w dużej mierze decyduje szablon. Jeśli raport jest nieczytelny, przyczyną jest zazwyczaj kolejność sekcji lub nazewnictwo pozycji, a nie sama konfiguracja raportu.

Przed wysłaniem raportu do klienta należy sprawdzić elementy identyfikacji wizualnej, rozmiary zdjęć oraz podziały stron na rzeczywistym egzemplarzu raportu. Kontrola próbna z wykorzystaniem reprezentatywnej liczby zdjęć pozwoli wykryć problemy z układem, których nie da się wykryć podczas testu obejmującego tylko dwa elementy.

Sprawdź, jak raport brzmi dla osoby, która nie była na miejscu. Skróty i wewnętrzne terminy, które są oczywiste dla inspektora, często są niezrozumiałe dla odbiorcy.

Pobrane raporty zachowują przypisane im nazwy plików, dlatego warto skonfigurować przejrzysty wzór nazewnictwa plików, zanim raporty zaczną krążyć. Domyślny wzór łączy adres, rodzaj kontroli i datę, co pozwala na sortowanie plików i ich identyfikację poza systemem.

Przed dostarczeniem dokumentu należy upewnić się, że wszystkie zdjęcia, ustalenia i podpisy zawarte w dokumentacji znalazły się w dokumencie. To ostatnia kontrola, która nic nie kosztuje.