Oprogramowanie do przeprowadzania inspekcji nieruchomości mieszkalnych podczas wizyt związanych z wprowadzeniem się, przeglądami okresowymi i wyprowadzką

Jak sporządzić rzetelną dokumentację z przeglądu przy wprowadzeniu się

Celem oględzin przy wprowadzeniu się jest ustalenie stanu nieruchomości w określonym momencie, w sposób na tyle szczegółowy, aby można było przypisać wszelkie późniejsze zmiany. Oznacza to rejestrowanie stanu faktycznego, a nie subiektywnych opinii: nie „kuchnia w dobrym stanie”, ale stan każdej powierzchni, każdego urządzenia i każdego elementu wyposażenia, wraz ze zdjęciami ilustrującymi to, co opisują słowa.

Najczęstszym błędem jest pominięcie w spisie rzeczy, o które nikt nie spodziewa się, że dojdzie do sporu. Spory rzadko dotyczą spraw oczywistych — wybite okno nie budzi kontrowersji. Dotyczą one porysowanej listwy przypodłogowej, poplamionej krawędzi dywanu, brakującej prowadnicy szuflady: drobnych przedmiotów, które rzeczywiście były obecne w momencie wprowadzenia się, ale nigdy nie zostały odnotowane, a zatem nie da się ich udowodnić.

• ✓Ocena stanu poszczególnych pomieszczeń przy użyciu spójnego słownictwa przez wszystkich inspektorów
• ✓Odczyty liczników i numery seryjne zapisywane w formie tekstowej, a nie wyłącznie jako zdjęcia
• ✓Zliczono i opisano klucze, breloki oraz urządzenia dostępowe
• ✓Przeprowadzono testy czujników dymu i tlenku węgla oraz odnotowano wyniki
• ✓Podpis najemcy został zebrany na miejscu, po zapoznaniu się z dokumentacją

Dlaczego dowody fotograficzne zazwyczaj okazują się niewystarczające

Prawie każda inspekcja nieruchomości mieszkalnej skutkuje powstaniem zdjęć. Znacznie rzadziej jednak powstają zdjęcia, które okażą się przydatne rok później. Folder zawierający dwieście zdjęć nazwanych według daty i godziny nie stanowi dowodu niczego konkretnego — aby ustalić, że zdjęcie nr 137 przedstawia ramę okienną drugiej sypialni, trzeba o tym pamiętać, a przecież właśnie pamięć ma zastąpić dokumentacja.

Dowód nabiera trwałości, gdy każde zdjęcie zostaje powiązane z konkretnym pomieszczeniem oraz pytaniem, które skłoniło do jego wykonania w momencie wykonania ujęcia. Powiązanie to musi nastąpić na miejscu, ponieważ dodawanie kontekstu w biurze jest procesem powolnym, podatnym na błędy i pierwszą rzeczą, którą pomija się, gdy dzień się przedłuża.

Aplikacja MeetInspect rejestruje zdjęcia bezpośrednio w module Inspection Runner, a nie w ramach oddzielnego etapu, dzięki czemu każde zdjęcie jest przypisane do konkretnego punktu kontroli, w ramach którego zostało wykonane. Aplikacja została zaprojektowana specjalnie z myślą o zachowaniu zarejestrowanych zdjęć w miarę postępu inspektora w procesie — właśnie w tym momencie proste rozwiązania tracą je.

Okresowe kontrole i znaczenie porównywalności

Okresowe przeglądy to moment, w którym portfele nieruchomości mieszkalnych albo gromadzą cenne dane historyczne, albo marnują okazję do wizyty. Przegląd przeprowadzany w trakcie trwania najmu, który za każdym razem dostarcza odpowiedzi na inne pytania, pokazuje aktualny stan nieruchomości. Ten, który za każdym razem dostarcza odpowiedzi na te same pytania, wskazuje kierunek zmian — czy wilgoć się rozprzestrzenia, czy zgłoszona naprawa faktycznie została wykonana, czy nieruchomość jest odpowiednio utrzymywana.

Porównywalność to przede wszystkim kwestia szablonu, a dopiero potem kwestia oprogramowania. Jeśli lista kontrolna zmienia się między kolejnymi wizytami, żadne narzędzie nie jest w stanie zapewnić spójności wyników. Najpierw należy uporządkować strukturę, a następnie ją powtórzyć – to właśnie sprawia, że portfolio staje się przejrzyste.

• ✓Zachowaj te same sekcje i pytania w całym okresie najmu, a następnie celowo je modyfikuj
• ✓Należy rejestrować te same pomieszczenia w tej samej kolejności, aby raporty były spójne
• ✓Należy odnotować naprawy zgłoszone podczas poprzedniej wizyty oraz to, czy zostały one wykonane
• ✓Rób zdjęcia miejsc, w których często pojawiają się problemy, za każdym razem z tej samej pozycji

Praca w lokalach bez dostępnego sygnału

Zasoby mieszkaniowe obejmują piwnice, lokale powstałe w wyniku przebudowy z grubymi ścianami, nieruchomości wiejskie oraz budynki, w których sygnał komórkowy zanika już przy drzwiach wejściowych. Narzędzie inspekcyjne, które zakłada, że łączność zawodzi właśnie tam, gdzie praca jest najtrudniejsza, a rozwiązanie awaryjne — zapis na papierze, a następnie ponowne wejście do lokalu wieczorem — to moment, w którym do dokumentacji wkradają się błędy transkrypcji.

Aplikacja MeetInspect oferuje funkcję kontroli w trybie offline, dzięki czemu wizytę można kontynuować nawet w przypadku braku połączenia internetowego lub gdy jest ono niestabilne, a zebrane dane zostaną zsynchronizowane po ponownym nawiązaniu połączenia. Dzięki temu inspektor może skupić się na obiekcie, a nie na sieci.

Sporządzenie sprawozdania z wizyty jeszcze tego samego dnia

To właśnie w okresie między przeprowadzeniem kontroli a sporządzeniem raportu firmy zajmujące się obsługą nieruchomości mieszkaniowych tracą czas i wiarygodność. Raport wydany tydzień później, sporządzony na podstawie zdjęć i nie do końca zapamiętanych notatek, wymaga godziny pracy biurowej na każdą nieruchomość i stanowi słabszy dowód niż ten sporządzony na podstawie danych zebranych na miejscu.

Gdy struktura, odpowiedzi i dowody są już ze sobą powiązane, raport stanowi raczej podsumowanie kontroli niż jej przeróbkę. MeetInspect generuje raport w formacie PDF na podstawie wypełnionego protokołu kontroli, a ten sam szablon jest ponownie wykorzystywany podczas kolejnej wizyty.