Oprogramowanie do kontroli bezpieczeństwa służące do rutynowych obchodów, identyfikacji zagrożeń i działań naprawczych

Powtarzalne uderzenia są dokładniejsze

Skromna lista kontrolna, wypełniana co tydzień w ten sam sposób, jest warta więcej niż wyczerpujący przegląd przeprowadzany sporadycznie, ponieważ tylko ta pierwsza pozwala stworzyć dokumentację potwierdzającą istnienie rutyny.

Właśnie w tym przypadku zasady uzupełniania mają większe znaczenie niż w większości prac kontrolnych. Runda bezpieczeństwa z pytaniami opcjonalnymi zamienia się w rundę bezpieczeństwa z pominiętymi pytaniami, a luki te są niewidoczne w gotowym dokumencie, chyba że struktura dokumentu wymusza ich uwidocznienie.

• ✓Ustal przedział czasowy i zapisz, kiedy faktycznie odbyła się każda runda
• ✓Sprawdź tylko pozytywne wyniki, a nie te negatywne
• ✓Spraw, by pozycje obowiązkowe były rzeczywiście obowiązkowe
• ✓Trasa powinna być taka sama w poszczególnych rundach i dla wszystkich uczestników

Obserwacje zagrożeń wymagają osobnej ścieżki

Podczas zaplanowanego obchodu sprawdza się to, o co pyta lista kontrolna. Zagrożenia, sytuacje potencjalnie wypadkowe i niebezpieczne warunki są zauważane w innych momentach przez inne osoby, a wymuszanie ich uwzględnienia podczas zaplanowanej kontroli oznacza, że większość z nich nigdy nie zostaje odnotowana.

Każda obserwacja powinna stanowić samodzielny wpis, powiązany z konkretną lokalizacją, zawierający dowody oraz działanie naprawcze. Traktowanie jej jako pełnoprawnego zapisu, a nie jedynie notatki w ramach czyjegoś obchodu, sprawia, że kultura zgłaszania problemów działa.

Działania naprawcze stanowią część mierzalną

Sama liczba wykrytych zagrożeń niewiele mówi — rosnąca liczba może oznaczać, że warunki się pogarszają lub że ludzie zaczęli zgłaszać problemy. To, co da się zmierzyć, to to, co działo się później: ile zgłoszeń zostało złożonych, jak długo pozostawały otwarte oraz czy to samo zagrożenie powtarzało się.

To właśnie oddzielenie działania od obserwacji pozwala to zmierzyć. Jeśli zakończenie działania spowoduje usunięcie ustaleń, zniknie historia, która wskazywałaby na powtarzający się problem.

• ✓Śledź czas potrzebny do zamknięcia sprawy, a nie tylko liczbę ustaleń
• ✓Należy uważać na ponowne wystąpienie tego samego zagrożenia w tym samym miejscu
• ✓Zapisz, komu przydzielono to zadanie
• ✓Zadbaj o to, by obserwacja pozostała czytelna po zamknięciu akcji

Dowody i zatwierdzenie

Dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa jest analizowana przez osoby, które nie były obecne na miejscu zdarzenia, czasem długo po jego zakończeniu, a czasem w atmosferze sporu. To właśnie datowane zdjęcia dołączone do konkretnej kontroli oraz jasny zapis tego, kto przeprowadził daną rundę, nadają jej wagę.

Aplikacja MeetInspect pozwala robić zdjęcia i nagrywać krótkie filmy dotyczące poszczególnych pozycji kontroli oraz zbierać podpisy inspektorów i klientów, a po zakończeniu kontroli generuje raport w formacie PDF lub udostępnia link do raportu internetowego, który można udostępniać.

Zakres i obowiązki

Oprogramowanie do kontroli służy do uporządkowania i dokumentowania profesjonalnej oceny sytuacji; nie dostarcza jej jednak. To, co musi obejmować kontrola bezpieczeństwa, jak często musi się odbywać oraz kto jest uprawniony do jej przeprowadzania, określa system regulacyjny mający zastosowanie do danej działalności i jurysdykcji.

Szablon z możliwością dostosowania jest odpowiednim narzędziem właśnie dlatego, że te wymagania są różne. Struktura powinna być stworzona tak, aby spełniała Państwa zobowiązania, a nie przejęta z ogólnego formularza.