Od protokołu z kontroli do raportu końcowego

Przed wizytą: definicja

To, co uda się osiągnąć podczas wizyty, zależy w dużej mierze od przygotowań wykonanych przed wyjściem inspektora z biura. Należy z wyprzedzeniem ustalić: obiekt, rodzaj kontroli, odpowiedni szablon, wymagane dowody oraz standard sporządzania raportu — ponieważ rozstrzyganie którejkolwiek z tych kwestii na miejscu pochłania czas przeznaczony na samą kontrolę.

Właśnie na tym etapie najtaniej jest rozwiązać spory dotyczące zakresu prac. Wyjaśnienie nieporozumienia dotyczącego tego, czy kontrola obejmuje budynki gospodarcze, zajmuje zaledwie kilka minut, jeśli zrobi się to z wyprzedzeniem, a w przeciwnym razie trzeba będzie poświęcić czas na powrotną podróż, aby rozwiązać tę kwestię.

Podczas wizyty: wykonaj zdjęcie

Praca w terenie podlega ograniczeniom, na które oprogramowanie nie ma wpływu: dostępne oświetlenie, pogoda, rękawiczki, drabiny, mieszkańcy, czas. Zadaniem procesu roboczego jest zminimalizowanie utrudnień w i tak już niewygodnej sytuacji oraz zapewnienie, by stan realizacji był przez cały czas jasny, tak aby po zakończeniu pracy nie okazało się, że czegoś brakuje.

Dowody należy dołączać w momencie ich zarejestrowania, a nie uzgadniać je później. Aplikacja MeetInspect rejestruje zdjęcia bezpośrednio w aplikacji Inspection Runner, dzięki czemu każde zdjęcie jest przypisane do odpowiedniej kontroli, a funkcja pracy w trybie offline pozwala na kontynuowanie rejestrowania nawet bez połączenia z internetem i synchronizację danych po ponownym nawiązaniu połączenia.

• ✓Należy kierować się kolejnością fizyczną, a nie logiczną kolejnością kategorii
• ✓Załącz zdjęcia do pytania, do którego były wymagane, bezpośrednio na stronie
• ✓Przez cały czas trwania wizyty należy wyświetlać status realizacji
• ✓Należy założyć, że połączenie zostanie przerwane w najmniej odpowiednim momencie

Po wizycie: podsumowanie

Celem przeglądu jest wychwycenie tego, czego nie udało się dostrzec w terenie: brakującego zdjęcia, nieprawdopodobnej odpowiedzi, spisu uwag bez szczegółów, które będą potrzebne komuś na dalszym etapie. Jest to ostatni moment, w którym można niedrogo skorygować błąd w dokumentacji, ponieważ po wydaniu jedynym rozwiązaniem jest ponowna wizyta.

Najbardziej wartościowa weryfikacja ma charakter strukturalny, a nie redakcyjny. Sprawdzenie, czy zawarto wymagane dowody, czy udzielono odpowiedzi na obowiązkowe pytania oraz czy wnioski są osadzone w wystarczającym kontekście, aby można było podjąć odpowiednie działania, pozwala wykryć więcej rzeczywistych problemów niż przeformułowywanie opisów.

Wydawanie i ponowne wykorzystanie

Raport powinien stanowić odzwierciedlenie protokołu kontroli, a nie nowy dokument sporządzony na jego podstawie. Gdy raport jest sporządzany oddzielnie, powstają dwie wersje prawdy, które stopniowo się rozchodzą — raport staje się dokumentem, z którym wszyscy się zapoznają, podczas gdy leżący u jego podstaw protokół po cichu przestaje się z nim zgadzać.

MeetInspect generuje raport w formacie PDF na podstawie wypełnionego protokołu kontroli, a szablon, na podstawie którego sporządzono ten protokół, jest ponownie wykorzystywany przy kolejnej kontroli. Tak zamyka się cykl: struktura, w której zarejestrowano wykonane prace, generuje również wynik i określa zakres kolejnej wizyty.