Wskazówki dotyczące usprawnienia procesów kontrolnych

Sformułuj pytania, które mają tylko jedną interpretację

Najczęstszą wadą szablonów kontrolnych jest pytanie, na które dwie kompetentne osoby udzielają różnych odpowiedzi. Odpowiedź na pytanie „Czy kuchnia jest czysta?” zależy całkowicie od standardów, jakie ma w głowie osoba oceniająca. Natomiast odpowiedź na pytanie „Czy wszystkie powierzchnie blatów są wolne od widocznych pozostałości?” już nie. To drugie pytanie jest dłuższe, mniej zgrabne, ale o wiele bardziej przydatne.

Test ten jest prosty i warto go zastosować do każdego pytania: czy dwaj inspektorzy, obaj działający w dobrej wierze, mogliby udzielić różnych odpowiedzi dotyczących tej samej nieruchomości? Jeśli tak, to pytanie dotyczy raczej kompetencji inspektora, a nie samej nieruchomości.

• ✓Lepiej kierować się obserwowalnymi warunkami niż subiektywnymi ocenami jakości
• ✓Należy określić próg bezpośrednio w pytaniu, zamiast pozostawiać go domyślnym
• ✓Należy unikać pytań złożonych, w których dwie czynności sprawdzające są połączone w jednej odpowiedzi
• ✓We wszystkich szablonach należy stosować to samo sformułowanie w odniesieniu do tego samego czeku

Określenie, w jakich przypadkach dowody są rzeczywiście niezbędne

Wymóg przedstawienia zdjęcia każdego przedmiotu powoduje, że kontrole trwają długo, a w końcu stają się nieuczciwe. Brak takiego wymogu prowadzi do powstania dokumentacji, której nie da się obronić. Rozsądnym kompromisem jest wymaganie dowodów w przypadkach, w których odpowiedź ma istotne konsekwencje — wady, wyjątki, wszystko, co może być przedmiotem sporu lub wiązać się z kosztami.

Przydatna zasada: należy zażądać zdjęcia zawsze wtedy, gdy odpowiedź mogłaby zaskoczyć czytelnika lub gdy w wyniku jej udzielenia dochodzi do przekazania pieniędzy. W przypadku zgodnych z oczekiwaniami, niebudzących zastrzeżeń spraw rzadko potrzebny jest dowód wizualny.

Zamówienie listy kontrolnej dla osoby dokonującej oględzin nieruchomości

Szablony są zazwyczaj uporządkowane zgodnie z logiką urzędu — według kategorii, systemów lub pozycji regulacyjnych. Kontrole przebiegają zgodnie z układem budynku. Gdy te dwa porządki się rozchodzą, inspektor albo kilkakrotnie obchodzi nieruchomość, albo wypełnia listę kontrolną w nieuporządkowanej kolejności, a następnie doprecyzowuje ją później.

Sortowanie według trasy transportu nic nie kosztuje i pozwala zaoszczędzić czas przy każdej kolejnej kontroli. Ogranicza to również pominięcia, ponieważ sama kolejność służy jako pomoc w zapamiętywaniu.

Porównanie szablonów z wykonaną pracą

Najlepszym źródłem informacji przy ulepszaniu szablonu są już przeprowadzone kontrole. Pytania, które są często pomijane, na które za każdym razem udziela się identycznej odpowiedzi lub którym towarzyszą uwagi wyjaśniające, sygnalizują coś: odpowiednio, że są niejasne, że nie pozwalają na rozróżnienie oraz że dostępne odpowiedzi nie odpowiadają rzeczywistości.

Porównanie szablonu z jego własnym wynikiem raz na cykl pozwala wykryć te błędy szybciej niż jakakolwiek wcześniejsza dyskusja na temat projektu.