Zacznij od drobnych kroków. Rozszerzaj zakres działań kontrolnych bez zmiany systemów

Plan należy dostosować do możliwości, a nie do entuzjazmu

Czynniki, które faktycznie decydują o tym, który plan jest odpowiedni, mają charakter strukturalny: ile osób musi przeprowadzać lub weryfikować kontrole, czy działalność jest podzielona na oddziały oraz ile kontroli odbywa się w ciągu miesiąca. Informacje te zazwyczaj można poznać z wyprzedzeniem, a zmiany w nich zachodzą powoli.

Częstym błędem jest opieranie się na ambicjach, a nie na obecnej strukturze. Zakres kontroli zazwyczaj rośnie wraz z rozwojem działalności, a nie zgodnie z zamierzeniami, a plany można później zmienić — dlatego obecny skład zespołu stanowi lepszą podstawę.

• ✓Należy policzyć osoby, które potrzebują własnego dostępu, a nie wszystkich, którzy mogą rzucić okiem na raport
• ✓Należy ustalić, czy dana operacja rzeczywiście wymaga oddzielnych gałęzi
• ✓Szacuj miesięczną liczbę kontroli na podstawie bieżących zadań, a nie celów
• ✓Wymagania dotyczące szablonów i identyfikacji wizualnej należy traktować jako kwestię odrębną od liczby pracowników

Zacznij od jednego przepływu pracy przed zatwierdzeniem zmian

Najbardziej wiarygodnym sposobem dokonania wyboru jest przeprowadzenie pełnej, rzeczywistej inspekcji — od szablonu, przez pomiary w terenie, po weryfikację i sporządzenie raportu — na konkretnej nieruchomości. Pozwala to szybciej niż jakiekolwiek porównanie funkcji zidentyfikować wymagania istotne dla Twojej działalności i często zmienia decyzję co do tego, który plan wydaje się odpowiedni.

Pozwala to również sprawdzić to, co najważniejsze: czy rozwiązanie terenowe sprawdza się w waszych budynkach, we współpracy z waszymi inspektorami oraz w waszych warunkach.

To, co często bywa niedoceniane

Dwa wymagania są często uwzględniane zbyt późno. Pierwszym z nich jest zdolność do weryfikacji: organizacje planują zatrudnienie inspektorów, zapominając o osobach, które sprawdzają ukończoną pracę przed jej wydaniem. Drugim jest konfiguracja raportowania, która zazwyczaj decyduje o tym, czy dokument jest po prostu akceptowalny, czy też gotowy do przekazania klientowi.

Warto ustalić obie te kwestie w trakcie procesu, a nie dopiero po wybraniu planu opartego wyłącznie na liczbie inspektorów.