Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Załącznik: o czym jest ten dokument?
Zdjęcie zapisane w ramach kontroli wymaga, aby ktoś zapamiętał, co na nim widać. Zdjęcie dołączone do konkretnej czynności kontrolnej, w ramach której było wymagane, nie wymaga tego.
Tworzenie załączników musi odbywać się w momencie rejestracji. Odtwarzanie ich w biurze jest czasochłonne, narażone na błędy i stanowi pierwsze zadanie, z którego rezygnuje się, gdy dzień się przedłuża.
02
Pochodzenie: kiedy i przez kogo?
Zapis bez daty i autora jest jedynie twierdzeniem. Współczesność jest często najważniejszą cechą przekonującą w przypadku protokołu kontroli i można ją stwierdzić tylko wtedy, gdy został on sporządzony w danym momencie.
- Rób zdjęcia podczas wizyty, a nie po jej zakończeniu
- Zachowaj tożsamość inspektora w zapisie
- Zachowaj oryginalne dowody, a nie tylko ich streszczenie
- Należy unikać edycji nagranego materiału po zakończeniu nagrywania
03
Spójność: co oznacza milczenie?
Jeśli dokumentacja obejmuje wszystkie obszary w jednakowym stopniu, brak odnotowanej wady ma znaczenie. Jeśli zakres dokumentacji jest zróżnicowany, brak informacji niczego nie dowodzi — a strona przeciwna z pewnością to podkreśli.
Spójność relacji nie oznacza zatem skrupulatności samej w sobie. To właśnie ona nadaje negatywnym ustaleniom wartość dowodową.
