Użytkownicy i role

Właściciel konta rozliczeniowego zarządza subskrypcją, danymi podatkowymi, usuwaniem obszaru roboczego oraz przeniesieniem praw własności. Obszar roboczy musi zawsze mieć aktywnego administratora, który może zarządzać uprawnieniami dostępu.

Administratorzy zarządzają ustawieniami, szablonami, członkami i operacjami. Inspektorzy realizują zadania i gromadzą dowody. Użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania mają dostęp wyłącznie do odczytu. Otrzymanie zaproszenia nigdy nie powoduje automatycznego wyznaczenia członka jako właściciela konta rozliczeniowego.

Należy podać aktualny służbowy adres e-mail, przyznać rolę o najniższym poziomie uprawnień, która odpowiada stanowisku, oraz niezwłocznie cofnąć dostęp, gdy dana osoba nie będzie już potrzebowała dostępu do obszaru roboczego.

Należy przypisać rolę o najniższym poziomie uprawnień, która pozwala danej osobie wykonywać swoje obowiązki. Inspektorzy muszą wykonywać powierzone im zadania i gromadzić dowody; rzadko kiedy muszą zmieniać szablony. Do grupy „przeglądających” należą audytorzy, klienci i kierownicy, którzy zapoznają się z dokumentacją, ale nie powinni jej modyfikować.

Uprawnienia administracyjne powinny być przyznawane w sposób przemyślany i w ograniczonym zakresie. Każdy dodatkowy administrator zwiększa ryzyko, że nieogłoszona zmiana szablonu wpłynie na trwające już kontrole.

Dostęp często pozostaje aktywny dłużej niż trwa stosunek pracy, który był jego podstawą, zwłaszcza w przypadku wykonawców i pracowników tymczasowych. Regularne przeglądanie statusu członkostwa pozwala wykryć takie sytuacje w sposób bardziej niezawodny niż poleganie na tym, że o zakończeniu współpracy zostanie przypomniane w odpowiednim momencie.

Wystarczy zazwyczaj krótki kwartalny przegląd tego, kto pełni daną funkcję, a wymaga to znacznie mniej wysiłku niż późniejsze ustalanie, dlaczego były wykonawca nadal ma dostęp do dokumentacji z kontroli.

W przestrzeni roboczej zawsze musi być aktywny administrator, który może zarządzać uprawnieniami dostępu. Prawa do rozliczeń są niezależne od zwykłego zaproszenia i nie przechodzą automatycznie w momencie wyznaczenia danej osoby na administratora.

Zanim właściciel opuści organizację, należy wyraźnie przenieść prawa własności. Usunięcie konta powoduje anulowanie subskrypcji należącej wyłącznie do tego konta, dlatego w przypadku wspólnej przestrzeni roboczej konieczne jest najpierw dokonanie przeniesienia.