Przeprowadź kontrolę

Wybierz właściwą nieruchomość, szablon, datę i inspektora. Sprawdź adres oraz dane klienta, ponieważ zostaną one uwzględnione w gotowym raporcie.

Wypełnij wymagane pola, sporządź jasne notatki i dołącz zdjęcia dokładnie do tych elementów, których dotyczą. Dodawaj adnotacje do zdjęć tylko wtedy, gdy pomogą one recenzentowi w zrozumieniu dowodów.

Przed zakończeniem należy wypełnić wymagane pola i poczekać na zakończenie przesyłania danych. Po zakończeniu zostanie wygenerowany raport. Należy go przejrzeć, wprowadzić dozwolone poprawki i wygenerować ponownie w przypadku zmian w rekordzie.

Przed wizytą należy potwierdzić dane nieruchomości, szablon, termin wykonania oraz osobę przeprowadzającą kontrolę. Adres i dane klienta są automatycznie przenoszone do gotowego raportu, więc ewentualny błąd w tym miejscu ujawni się przed klientem, a nie w systemie wewnętrznym.

W przypadku niejasności co do zakresu — np. czy obejmuje on budynki gospodarcze lub czy uwzględnia powierzchnię wspólną — należy to ustalić już przy zleceniu. Rozstrzyganie tych kwestii na miejscu pochłania czas przeznaczony na kontrolę, a rozstrzyganie ich po zakończeniu kontroli oznacza konieczność powrotu na miejsce.

Zakończenie procesu powoduje wygenerowanie raportu, więc jest to ostatnia okazja, by w niewielkim kosztem wychwycić ewentualne braki. Należy wypełnić wymagane pola, upewnić się, że zdjęcia zostały przesłane, oraz sprawdzić, czy zawarte w raporcie ustalenia są wystarczająco szczegółowe, by osoba, która nie była obecna, mogła podjąć na ich podstawie odpowiednie działania.

Przed oznaczeniem kontroli jako zakończonej należy poczekać na zakończenie przesyłania danych. Dane dotyczące prac, które zostały zarejestrowane, ale nie zostały jeszcze zsynchronizowane, znajdują się tylko w jednym miejscu.

W przypadku zmian w rekordzie można wprowadzić dozwolone poprawki i ponownie wygenerować raport. Istniejące pliki zachowują swoje pierwotne nazwy do momentu ponownego wygenerowania, dlatego należy sprawdzić dostarczony plik, zamiast zakładać, że klient otrzymał najnowszą wersję.

Jeśli korekta ma istotny charakter, należy odnotować, co uległo zmianie i dlaczego. Raport, który niejawnie różni się od tego, który klient już posiada, powoduje właśnie takie nieporozumienia, którym mają zapobiegać dokumenty kontrolne.