Szablony kontroli

Zacznij od celu, który raport ma wspierać. Dodawaj pomieszczenia lub sekcje w kolejności, w jakiej inspektor ogląda nieruchomość, używaj krótkich nazw pozycji, wyjaśnij kryteria oceny i dołączaj zdjęcia tylko tam, gdzie konieczne jest przedstawienie dowodów.

Przed opublikowaniem przeprowadź kontrolę testową. Sprawdź elementy warunkowe, wymagane dowody, podpisy oraz kolejność pozycji w raporcie zarówno w aplikacji na iOS, jak i w wygenerowanym pliku PDF.

Należy unikać wprowadzania większych zmian w szablonach w trakcie trwania kontroli. Zmiany należy publikować między zmianami i poinformować zespół terenowy o wprowadzonych zmianach przed rozpoczęciem kolejnego zadania.

Ułóż sekcje i pozycje zgodnie z fizyczną trasą, jaką inspektor pokonuje na terenie nieruchomości, a nie zgodnie z podziałem stosowanym w biurze. Gdy te dwa sposoby się rozchodzą, inspektorzy albo muszą wracać się, albo wykonywać zadania w nieuporządkowanej kolejności, a dopiero potem je uzgadniać — obie te czynności pochłaniają czas i powodują błędy.

Sama sekwencja pełni również funkcję pomocy w zapamiętywaniu, co pozwala ograniczyć pominięcia bez dodawania dodatkowych pytań.

Wymóg przedstawiania zdjęcia każdego przedmiotu powoduje, że kontrole trwają długo, a z czasem pojawiają się nieuczciwe praktyki. Brak takiego wymogu prowadzi do powstania dokumentacji, której nie da się obronić w razie zakwestionowania.

Należy wymagać dowodów w przypadkach, gdy odpowiedź ma istotne konsekwencje: wady, odstępstwa oraz wszystko, co będzie wiązało się z kosztami lub przedmiotem sporu. Elementy zgodne z normami i niebudzące zastrzeżeń rzadko wymagają zdjęcia, by były wiarygodne.

Należy unikać wprowadzania znaczących zmian w trakcie trwania inspekcji. Zmiany należy publikować między zmianami i poinformować zespół terenowy o tym, co uległo zmianie, przed rozpoczęciem kolejnego zadania, aby uniknąć nieoczekiwanych odkryć na terenie nieruchomości.

Należy pamiętać, że każda zmiana uniemożliwia porównywanie danych z zapisami zebranymi w poprzedniej strukturze. Grupowanie zmian i dostosowanie ich do granic cyklu pozwala zachować możliwość analizowania wyników w perspektywie czasowej.