Konfigurering av arbeidsområdet

Den som oppretter arbeidsområdet, blir faktureringsansvarlig og aktiv administrator. I Innstillinger → Generelt må du bekrefte organisasjonsnavnet, landet og tidssonen. Disse innstillingene påvirker tidsplanlegging, rapportdatoer og kommunikasjon fra tjenesten.

Bruk filialer til å skille mellom lokasjoner eller driftsteam. Tilordne medlemmer kun til de filialene de trenger, og test tilgangen med en konto uten administratorrettigheter før du importerer produksjonsdata.

Angi terminologi, merkevareprofil for rapporter, standardinnstillinger for e-post og en startmal før du inviterer resten av teamet. Ensartede standardinnstillinger reduserer behovet for rettelser under de første inspeksjonene i drift.

Terminologiinnstillingene bestemmer hvilke betegnelser som brukes i brukergrensesnittet og rapportene. Ved å tilpasse disse til det språket organisasjonen din allerede bruker, blir det enklere for inspektørene, og rapportene blir lettere å forstå for kunder som aldri ser programvaren.

Standardinnstillingene for rapporter – merkevareprofil, e-postinnstillinger og mønsteret for rapportfilnavn – bør angis før den første inspeksjonen i drift, da eksisterende rapporter beholder innstillingene som gjaldt da de ble generert.

Avdelinger skiller mellom ulike lokasjoner eller driftsteam innenfor ett arbeidsområde. Det er enklere å innføre dem ved oppsettet enn å ettermontere dem når inspeksjoner, maler og oppgaver allerede finnes i et uavgrenset arbeidsområde.

Hvis du er usikker på om du trenger dem, kan du ta en praktisk test: Skal to grupper av mennesker ikke kunne se hverandres daglige arbeidsoppgaver? Hvis svaret er nei, er én enkelt avdeling enklere og lettere å administrere.

Tre feil forekommer ofte nok til at det er verdt å nevne dem: å invitere teamet før malene er på plass, å gi administratorrettigheter som standard og å utsette rapportkonfigurasjonen til etter at den første rapporten til kunden allerede er sendt ut.

Alle tre kan løses, men det koster mer å rette opp i dem enn å forhindre dem. Test tilgangen med en konto uten administratorrettigheter før du importerer produksjonsdata – dette avdekker tillatelsesproblemer mens de fremdeles er teoretiske.