Fra inspeksjonsrapport til sluttrapport

Før besøket: definisjon

Det arbeidet som utføres før en inspektør forlater kontoret, avgjør i stor grad hva besøket kan føre til. Eiendommen, inspeksjonstypen, den aktuelle malen, nødvendig dokumentasjon og rapporteringsstandarden bør alle være avklart på forhånd – fordi det å avklare noen av disse forholdene på stedet tar tid som egentlig er avsatt til selve inspeksjonen.

Det er også her uenigheter om omfanget er billigst å løse. En misforståelse om hvorvidt en inspeksjon omfatter uthus tar bare noen minutter å avklare på forhånd, mens det ellers vil kreve en tur frem og tilbake for å avklare saken i etterkant.

Under besøket: ta bilder

Feltregistrering er begrenset av faktorer som programvaren ikke kan endre: lysforholdene, været, hansker, stiger, beboere og tid. Arbeidsflyten skal sørge for å skape så lite hindringer som mulig i en allerede vanskelig situasjon, og gjøre det klart hele tiden hvor langt arbeidet er kommet, slik at man ikke oppdager at noe mangler etter at man har dratt.

Bevismateriale bør legges ved allerede når det tas opp, i stedet for å samordnes senere. MeetInspect tar bilder direkte i Inspection Runner, slik at hvert bilde knyttes til den kontrollen det ble tatt for, og har støtte for offline-drift slik at opptaket fortsetter uten nettforbindelse og synkroniseres når enheten får tilgang til nettet igjen.

• ✓Følg den fysiske rekkefølgen i stedet for en logisk rekkefølge etter kategori
• ✓Legg ved bilder til det spørsmålet der det ble bedt om det, på nettstedet
• ✓Sørg for at fullføringsstatusen er synlig gjennom hele besøket
• ✓Gå ut fra at nettforbindelsen vil svikte akkurat i det minst passende øyeblikket

Etter besøket: tilbakeblikk

Gjennomgangen er til for å fange opp det feltarbeidet ikke klarte å fange opp: et manglende fotografi, et usannsynlig svar, en observasjon som er registrert uten de detaljene som noen lenger ned i prosessen vil trenge. Det er det siste tidspunktet hvor en feil i dokumentasjonen kan rettes opp på en kostnadseffektiv måte, for etter at rapporten er utgitt, er det eneste alternativet å dra tilbake til stedet.

Den mest verdifulle gjennomgangen er av strukturell art, ikke redaksjonell. Å kontrollere at nødvendig dokumentasjon foreligger, at obligatoriske spørsmål er besvart og at funnene er satt inn i en tilstrekkelig sammenheng, avdekker flere reelle problemer enn å omformulere beskrivelser.

Utgivelse og gjenbruk

En rapport bør være en gjengivelse av inspeksjonsprotokollen, ikke et nytt dokument som er satt sammen på grunnlag av den. Når rapporten skrives separat, oppstår det to versjoner av sannheten som glir fra hverandre – rapporten blir det dokumentet alle leser, mens den underliggende protokollen gradvis slutter å stemme overens med den.

MeetInspect genererer en PDF-rapport fra den fullførte inspeksjonsrapporten, og malen som ble brukt til å utarbeide inspeksjonen, gjenbrukes til den neste. Sirkelen sluttes: strukturen som dokumenterte arbeidet, genererer også resultatet og legger grunnlaget for neste besøk.