The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Design med leseren i fokus
En eiendomsforvalter, en entreprenør og en leietaker kan lese den samme rapporten av ulike grunner. Innled med inspeksjonens bakgrunn og sammendrag, og la deretter de detaljerte opplysningene følge i en oversiktlig struktur.
02
Sørg for at sporbarheten opprettholdes
Hver eneste merknad, hvert bilde, hver signatur og hver handling i rapporten skal stamme fra den bekreftede inspeksjonsrapporten. Manuell kopiering og innliming fører til unødvendige mangler.
- Angi eiendom og inspeksjonstype
- Vis datoer og ansvarlige parter
- Oppbevar bevisene ved siden av det tilhørende resultatet
03
Separat rapportering fra den løpende driften
PDF-filen inneholder den bekreftede oppføringen. Oppgaver, interne statuser og pågående tiltak bør forbli i arbeidsområdet, der teamene kan oppdatere dem på en sikker måte.
04
Rapporten skal gjengi det som står i dokumentet, ikke omformulere det
Når en rapport skrives separat fra selve inspeksjonen, oppstår det to versjoner av sannheten, og disse glir fra hverandre. Rapporten blir det dokumentet alle leser, mens den underliggende dokumentasjonen i det stille slutter å stemme overens med den.
Når dokumentet genereres fra den utfylte posten, elimineres denne muligheten fullstendig. Det betyr også at rapportens kvalitet i stor grad avhenger av malen: hvis en rapport er vanskelig å lese, skyldes det vanligvis rekkefølgen på seksjonene eller betegnelsene på elementene.
- Generer fra oppføringen i stedet for å skrive den om
- Sjekk først bestillingen og merkingen i malen
- Test med et realistisk antall bilder
- Les dette som om du ikke var til stede på eiendommen
05
Å skrive for en leser som ikke var til stede
Interne forkortelser som er åpenbare for en inspektør, er ofte uforståelige for en kunde, en entreprenør eller en klageinstans. Forkortelser, kallenavn på rom og antatt kontekst reduserer alle bevisverdien til en ellers fullstendig dokumentasjon.
Kriteriet er om en person uten kjennskap til saken kunne handle på grunnlag av hvert enkelt funn uten å stille spørsmål. Dersom vedkommende ikke kunne det, må funnet utdypes nærmere, ikke bare utvides med flere ord.
