Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Vedlegg: Hva handler dette dokumentet om?
Et bilde som er lagret i forbindelse med en inspeksjon, forutsetter at noen husker hva det viser. Et bilde som er knyttet til den konkrete kontrollen som krevde det, gjør ikke det.
Vedlegg må legges til ved innskanning. Å rekonstruere dem på kontoret er tidkrevende, feilutsatt og den første oppgaven som blir utelatt når arbeidsdagen trekker ut.
02
Opprinnelse: når og av hvem?
En rapport uten dato og forfatter er en påstand. At rapporten er fra samme tid er ofte den mest overbevisende egenskapen ved en inspeksjonsrapport, og dette kan man bare vite hvis den ble utarbeidet på det aktuelle tidspunktet.
- Ta bilder under besøket, ikke etterpå
- Behold inspektørens identitet i posten
- Oppbevar det opprinnelige bevismaterialet, ikke bare et sammendrag
- Unngå å redigere opptaket i etterkant
03
Konsistens: Hva betyr stillhet?
Hvis en dokumentasjon dekker alle områder etter samme standard, er det av betydning at det ikke er registrert noen feil. Hvis dekningen varierer, beviser fraværet av opplysninger ingenting — og en motpart vil påpeke dette.
Konsekvent dekning er derfor ikke grundighet for sin egen skyld. Det er det som gir de negative funnene beviskraft.
