Brukere og roller

Fakturainnehaveren administrerer abonnementet, skatteopplysningene, sletting av arbeidsområdet og overføring av eierskap. Et arbeidsområde må alltid ha en aktiv administrator som kan administrere tilgangen.

Administratorer administrerer innstillinger, maler, medlemmer og driftsoppgaver. Inspektører arbeider med oppdrag og samler inn bevis. Lesere har kun lesetilgang. En invitasjon gjør aldri et medlem automatisk til faktureringsansvarlig.

Bruk en gyldig arbeids-e-postadresse, tildel den rollen med færrest rettigheter som passer til stillingen, og fjern tilgangen umiddelbart når vedkommende ikke lenger trenger arbeidsområdet.

Tildel den rollen med færrest mulig rettigheter som gjør det mulig for personen å utføre jobben sin. Inspektører må fullføre oppgaver de er tildelt og innhente bevis; de trenger sjelden å endre maler. Lesere omfatter revisorer, kunder og ledere som leser dokumenter, men som ikke skal endre dem.

Administratorrettigheter bør tildeles med omhu og i begrenset omfang. Hver ny administrator øker risikoen for at en uanmeldt endring av malen påvirker inspeksjoner som allerede er i gang.

Tilgangen har en tendens til å vare lenger enn det ansettelsesforholdet som begrunnet den, særlig når det gjelder entreprenører og vikarer. Å gjennomgå medlemskapene etter en fast tidsplan sikrer at dette blir oppdaget på en mer pålitelig måte enn å stole på at avmeldingen blir husket i rett tid.

En kort kvartalsvis gjennomgang av hvem som har hvilke roller, er vanligvis tilstrekkelig, og krever betydelig mindre arbeid enn å måtte undersøke i ettertid hvorfor en tidligere konsulent fremdeles har tilgang til inspeksjonsdokumentasjon.

Et arbeidsområde må alltid ha en aktiv administrator som kan administrere tilgangen. Ansvaret for fakturering er adskilt fra en vanlig invitasjon og overføres ikke automatisk når noen utnevnes til administrator.

Før en eier forlater organisasjonen, må du overføre eierskapet eksplisitt. Når du sletter en konto, opphører et abonnement som utelukkende tilhører den kontoen, så for et delt arbeidsområde må overføringen skje først.