Nastavení pracovního prostoru

Osoba, která vytvoří pracovní prostor, se stává jeho fakturačním vlastníkem a aktivním správcem. V části Nastavení → Obecné zkontrolujte název organizace, zemi a časové pásmo. Tato nastavení mají vliv na plánování, data reportů a komunikaci týkající se služeb.

Pomocí poboček oddělte jednotlivé lokality nebo provozní týmy. Přiřazujte členy pouze k těm pobočkám, které potřebují, a před importem produkčních dat si přístup otestujte pomocí účtu bez administrátorských oprávnění.

Než pozvete celý tým, nastavte terminologii, branding zpráv, výchozí nastavení e-mailů a úvodní šablonu. Jednotná výchozí nastavení omezí počet oprav během prvních inspekcí v reálném provozu.

Nastavení terminologie určuje, jak jsou jednotlivé prvky v uživatelském rozhraní a ve zprávách pojmenovány. Jejich přizpůsobení jazyku, který vaše organizace již používá, usnadňuje práci inspektorům a zajišťuje, že zprávy budou přirozeně srozumitelné i pro klienty, kteří se s tímto softwarem nikdy nesetkali.

Výchozí nastavení reportů – branding, nastavení e-mailu, vzor názvu souboru reportu – je vhodné nastavit ještě před první ostrou kontrolou, protože stávající reporty si zachovávají nastavení, která platila v době jejich vygenerování.

Pobočky oddělují jednotlivá pracoviště nebo provozní týmy v rámci jednoho pracovního prostoru. Je snazší je zavést při počátečním nastavení než dodatečně, až již v nerozděleném pracovním prostoru existují kontroly, šablony a úkoly.

Pokud si nejste jisti, zda je potřebujete, můžete si to ověřit tak, že si položíte otázku, zda by dvě skupiny lidí neměly mít možnost nahlížet do běžné práce té druhé. Pokud je odpověď „ne“, je jednodušší a snáze spravovatelná jedna pobočka.

Tři chyby se vyskytují natolik často, že stojí za to je zmínit: přizvání týmu ještě předtím, než jsou k dispozici šablony, udělení administrátorských oprávnění ve výchozím nastavení a odkládání konfigurace reportů až na dobu po odeslání prvního reportu určeného pro klienty.

Všechny tři chyby lze napravit, ale jejich oprava je dražší než jejich prevence. Před importem produkčních dat si přístup otestujte pomocí účtu bez správcovských oprávnění – odhalíte tak problémy s oprávněními ještě v teoretické rovině.