Zobrazit kontrolní činnost bez ztráty příslušného záznamu

První věc, kterou stojí za to vědět, je dokončení

Než se organizace pustí do analýzy výsledků inspekcí, musí vědět, které z nich se vůbec uskutečnily. Porovnání plánovaných a dokončených inspekcí, práce s prodlením a dosud nezahájené úkoly nejsou nijak atraktivní ukazatele, ale vypovídají o tom, zda program vůbec funguje – a často se jedná o ukazatele, které nikdo nedokáže předložit.

Údaje o vyplnění jsou také spolehlivým měřítkem toho, zda je daný pracovní postup použitelný. Kontrolní seznam, který je pravidelně vyplňován se zpožděním nebo je vyplňování předčasně přerušeno, vypovídá spíše o jeho návrhu než o lidech, kteří jej používají.

Opakující se zjištění mají větší význam než jednotlivá zjištění

Jednotlivý nález představuje údržbářský úkol. Pokud se však stejný nález objeví ve dvaceti objektech, jedná se o rozhodnutí v oblasti nákupu, problém se specifikací nebo potíž s dodavatelem – tedy o zcela jinou kategorii záležitostí, která zůstane skrytá, pokud nejsou nálezy zaznamenávány dostatečně důsledně, aby bylo možné je agregovat.

Právě v tomto ohledu se strukturované zaznamenávání vyplatí. Poznámky zaznamenané ve formě volného textu lze sice číst jednotlivě, ale nelze je spočítat; určitý vzorec se objeví teprve tehdy, když je stejná vada zaznamenána stejným způsobem v rámci celého portfolia.

• ✓Sledujte, zda se stejný nález opakuje napříč jednotlivými nemovitostmi, nikoli pouze z hlediska závažnosti
• ✓Porovnejte zjištění jednotlivých inspektorů, abyste odhalili odchylky od standardu
• ✓Sledujte, jak dlouho zůstávají zjištění otevřená poté, co byla vznesena
• ✓Sledujte, které otázky zůstávají nejčastěji nevyplněné

Vysvětlení rozdílů mezi inspektory

Dva inspektoři, kteří provádějí kontrolu srovnatelných nemovitostí, by měli dospět k v zásadě srovnatelným závěrům. Pokud se tak nestane, příčinou je obvykle spíše šablona než lidé: otázka, která je natolik nejednoznačná, že ji lze vyložit dvěma způsoby, bude vykládána dvěma způsoby – a to důsledně a navždy.

Považovat rozdíly za signál týkající se kvality dat je efektivnější než je vnímat jako problém s výkonem. Ukazuje to na konkrétní dotazy, které je třeba přepracovat, což je problém, který lze vyřešit.