Uživatelé a role

Vlastník fakturační adresy spravuje předplatné, daňové údaje, smazání pracovního prostoru a převod vlastnictví. Pracovní prostor musí mít vždy aktivního správce, který může spravovat přístupová práva.

Správci spravují nastavení, šablony, členy a provoz. Inspektoři pracují na úkolech a shromažďují důkazy. Prohlížeči mají přístup pouze pro čtení. Pozvánka nikdy automaticky neuděluje členovi status vlastníka účtu.

Pozvěte danou osobu pomocí její aktuální pracovní e-mailové adresy, přiřaďte jí roli s nejnižšími oprávněními, která odpovídá dané pracovní pozici, a jakmile daná osoba již pracovní prostor nepotřebuje, neprodleně jí odeberte přístup.

Přiřaďte roli s co nejmenšími oprávněními, která dané osobě umožní vykonávat její práci. Inspektoři musí dokončit přidělené úkoly a shromáždit důkazy; šablony mění jen zřídka. Mezi uživatele s oprávněním „Prohlížení“ patří auditoři, klienti a manažeři, kteří si záznamy prohlížejí, ale neměli by je měnit.

Správcovský přístup by měl být udělován pouze v odůvodněných případech a v omezeném počtu. Každý další správce zvyšuje riziko, že neohlášená změna šablony ovlivní již probíhající kontroly.

Pravomoc k přístupu často přetrvává i po skončení pracovního poměru, který ji odůvodňoval, a to zejména u dodavatelů a dočasných zaměstnanců. Pravidelné přezkoumávání oprávnění k přístupu tento problém řeší spolehlivěji než spoléhání se na to, že se v pravý okamžik nezapomene na ukončení oprávnění.

Obvykle stačí krátký čtvrtletní přehled o tom, kdo zastává jakou funkci, a je to podstatně méně práce než pozdější zjišťování, proč má bývalý dodavatel stále přístup k inspekčním záznamům.

Pracovní prostor musí mít vždy aktivního správce, který může spravovat přístupová práva. Vlastnictví fakturačního účtu je oddělené od běžného pozvání a nepřevádí se automaticky, když je někdo jmenován správcem.

Než majitel opustí organizaci, je třeba výslovně převést vlastnictví. Smazání účtu zruší předplatné, jehož výhradním vlastníkem je daný účet, takže v případě sdíleného pracovního prostoru je nutné nejprve provést převod vlastnictví.