Šablony pro kontrolu

Začněte s výsledkem, který má zpráva podpořit. Přidávejte místnosti nebo části v pořadí, v jakém inspektor prochází nemovitost, používejte stručné popisky položek, vysvětlete volbu hodnocení a vyžadujte fotografie pouze tam, kde je to nezbytné jako důkaz.

Před zveřejněním proveďte zkušební kontrolu. Zkontrolujte podmíněné položky, požadované doklady, podpisy a pořadí položek ve zprávě, a to jak v aplikaci pro iOS, tak ve vygenerovaném souboru PDF.

Během probíhajících kontrol se vyhýbejte zásadním úpravám šablon. Změny zveřejňujte mezi směnami a před zahájením dalšího úkolu informujte terénní tým o tom, co se změnilo.

Seřaďte části a položky podle toho, jak se inspektor fyzicky pohybuje po nemovitosti, nikoli podle toho, jak je kategorizuje kancelář. Pokud se tyto dva postupy liší, inspektoři se buď vrací zpět, nebo provádějí kontrolu v nesprávném pořadí a teprve poté vše sjednotí – obojí stojí čas a vede k chybám.

Samotná posloupnost také slouží jako pomůcka pro zapamatování, což omezuje opomenutí, aniž by přibývaly další otázky.

Požadavek na fotografii u každého kusu zboží vede k zdlouhavým kontrolám a v průběhu času i k nepoctivým postupům. Pokud se fotografie nevyžadují, vznikají záznamy, které nelze v případě zpochybnění obhájit.

Vyžadujte důkazy v případech, kdy má odpověď důsledky: vady, výjimky a vše, co bude předmětem vyúčtování nebo sporu. U položek, které jsou v pořádku a nevyvolávají žádné pochybnosti, je k zajištění věrohodnosti fotografie zřídka zapotřebí.

Během probíhajících inspekcí se vyhýbejte zásadním úpravám. Změny zveřejňujte mezi jednotlivými směnami a před zahájením dalšího úkolu informujte terénní tým o tom, co se změnilo, aby nedošlo k nepříjemnému překvapení v dané nemovitosti.

Mějte na paměti, že každá změna narušuje srovnatelnost s datovými záznamy pořízenými v rámci předchozí struktury. Seskupování změn do dávek a jejich načasování na hranici cyklu zachovává možnost sledovat výsledky v časovém řádu.