Kokie turėtų būti pagrįsti įsikėlimo patikrinimo protokolai
Įsikėlimo patikrinimo tikslas – nustatyti nekilnojamojo turto būklę tam tikru momentu pakankamai išsamiai, kad bet kokius vėlesnius pokyčius būtų galima priskirti tam tikrai priežasčiai. Tai reiškia, kad reikia užfiksuoti būklę, o ne išreikšti nuomonę: ne „virtuvė tvarkinga“, o kiekvienos paviršiaus, prietaiso ir įrangos būklę, kartu su nuotraukomis, iliustruojančiomis tai, kas aprašyta žodžiais.
Dažniausiai nepakankamai užfiksuojami dalykai, dėl kurių niekas nesitiki kilti ginčų. Ginčai retai susiję su akivaizdžiais dalykais – išdaužtas langas nėra ginčytinas dalykas. Jie susiję su įbrėžta grindjuoste, dėmėmis ant kilimo krašto, trūkstamu stalčiaus bėgeliu: smulkiais daiktais, kurie tikrai buvo ten įsikraustant, bet niekada nebuvo užrašyti, todėl jų neįmanoma įrodyti.
- Kiekvieno kambario būklės aprašymas, naudojant vienodą terminiją visiems inspektoriams
- Matuoklių rodmenys ir serijiniai numeriai įrašomi tekstu, o ne tik kaip nuotraukos
- Raktų, raktų pakabukų ir prieigos įrenginių skaičiavimas ir aprašymas
- Patikrinti dūmų ir anglies monoksido jutikliai, o rezultatai užregistruoti
- Nuomininko parašas užfiksuotas nekilnojamojo turto objekte, patvirtinant, kad jis susipažino su dokumentais
Kodėl fotografiniai įrodymai paprastai yra nepakankami
Beveik kiekvieno gyvenamojo būsto patikrinimo metu daromos nuotraukos. Tačiau tik labai retai jos pasirodo esančios naudingos po metų. Dviejų šimtų nuotraukų aplankas, pavadintas pagal laiko žymes, savaime nieko neįrodo – norint nustatyti, kad 137-oje nuotraukoje matomas antrojo miegamojo lango rėmas, reikia, kad kas nors tai prisimintų, o juk būtent atmintį ir turėtų pakeisti šis įrašas.
Įrodymai tampa ilgalaikiai, kai kiekviena nuotrauka susiejama su kambariu ir klausimu, kuris paskatino ją padaryti fotografavimo akimirką. Šis susiejimas turi vykti vietoje, nes konteksto pritaikymas biure yra lėtas, klaidų linkęs ir tai pirmas dalykas, kurį praleidžiame, kai diena užsitęsia.
„MeetInspect“ nuotraukas fiksuoja pačioje „Inspection Runner“ programoje, o ne kaip atskirą veiksmą, todėl kiekvienas vaizdas priskiriamas tam patikrinimui, kurio metu jis buvo užfiksuotas. Programa sukurta taip, kad užfiksuotos nuotraukos būtų išsaugomos inspektoriui tęsiant darbo eigą – būtent šioje stadijoje paprastos įgyvendinimo priemonės jas praranda.
Periodiniai patikrinimai ir palyginamumo svarba
Periodiniai patikrinimai – tai momentas, kai būsto portfeliai arba sukaupia vertingą istoriją, arba švaisto patikrinimo galimybę. Patikrinimas nuomos laikotarpio viduryje, kurio metu kiekvieną kartą atsakoma į skirtingus klausimus, parodo dabartinę būklę. O tas, kurio metu kiekvieną kartą atsakoma į tuos pačius klausimus, parodo tendenciją – ar drėgmė plinta, ar pranešta apie remontą iš tikrųjų buvo atliktas, ar nekilnojamasis turtas yra prižiūrimas.
Palyginamumas yra pirmiausia šablono problema, o tik po to – programinės įrangos problema. Jei kontrolinis sąrašas keičiasi tarp apsilankymų, jokia priemonė negalės suderinti rezultatų. Tik pirmiausia sutvarkius struktūrą, o paskui ją pakartojus, portfelis tampa aiškus.
- Visą nuomos laikotarpį išlaikykite tuos pačius skyrius ir klausimus, o pakeitimus atlikite apgalvotai
- Tą pačią patalpą įrašykite ta pačia tvarka, kad ataskaitos būtų nuoseklios
- Atkreipkite dėmesį į ankstesnio vizito metu nurodytus remonto darbus ir tai, ar jie buvo atlikti
- Kiekvieną kartą nufotografuokite problemines vietas iš tos pačios pozicijos
Darbas vietose, kuriose nėra tinkamo signalo
Būsto fondą sudaro rūsių patalpos, iš storų sienų pertvarkyti objektai, kaimo vietovėse esantys nekilnojamojo turto objektai ir pastatai, kur mobiliojo ryšio signalas dingsta prie įėjimo durų. Tikrinimo priemonė, kuri remiasi prielaida, kad ryšys nutrūksta būtent ten, kur darbas yra sunkiausias, o atsarginis sprendimas – užrašyti ant popieriaus, o vakare vėl apsilankyti – yra būtent ta vieta, kur į įrašą įsivelia transkripcijos klaidos.
„MeetInspect“ palaiko patikrinimus neprisijungus prie interneto, todėl apžiūra gali būti tęsiama net tada, kai ryšio nėra arba jis yra nestabilus, o užfiksuoti duomenys sinchronizuojami, kai prietaisas vėl prisijungia prie tinklo. Taip inspektorius gali sutelkti dėmesį į objektą, o ne į tinklą.
Tą pačią dieną parengti ataskaitą apie apsilankymą
Būtent dėl laiko tarpo tarp patikrinimo ir ataskaitos parengimo būsto valdymo paslaugos praranda laiką ir patikimumą. Ataskaita, pateikta po savaitės, sudaryta remiantis nuotraukomis ir iš dalies prisimintomis pastabomis, reikalauja vienos valandos biuro darbo kiekvienam objektui ir yra silpnesnis įrodymas nei ta, kuri parengta remiantis vietoje užfiksuotais duomenimis.
Kai struktūra, atsakymai ir įrodymai jau yra susieti, ataskaita tampa patikrinimo atspindžiu, o ne jo perrašymu. „MeetInspect“ iš užpildyto patikrinimo įrašo sukuria PDF ataskaitą, o tas pats šablonas pakartotinai naudojamas kitam apsilankymui.
Nemokami šio darbo kontroliniai sąrašai
- Įsikėlimo patikrinimo kontrolinis sąrašasViskas, kas turėtų būti užfiksuota atliekant patalpų apžiūrą prieš įsikeliant, kad po kelių mėnesių būtų galima patvirtinti nekilnojamojo turto būklę perdavimo metu.
- Išsikraustymo patikrinimo kontrolinis sąrašasKaip atlikti išsikraustymo patikrinimą, kurio rezultatai aiškiai atitiktų įsikraustymo protokolo duomenis ir leistų atskirti natūralų nusidėvėjimą nuo sugadinimų.
Daugiau informacijos
- Įsikėlimo ir išsikėlimo patikrinimai neturėtų būti identiškiKur šie du darbo srautai sutampa, kuo jie skiriasi ir kaip užtikrinti, kad palyginimas būtų aiškus.
- Kaip sudaryti patikimą nekilnojamojo turto patikrinimo kontrolinį sąrašąDauguma kontrolinių sąrašų – tai visko, ką galima pastebėti, sąrašai. Naudingi sąrašai sudaromi atsižvelgiant į sprendimą, kurį jie padeda priimti.
- Geresni fotografiniai įrodymai, nesulėtinant lauko komandos darboPasirinkdami paprastus darbo eigos sprendimus, užfiksuokite mažiau dviprasmiškų vaizdų ir daugiau naudingų įrodymų.
Dažnai užduodami klausimai
- Ką turėtų apimti patalpų apžiūra prieš įsikeliant?
- Kiekvieno kambario būklės aprašymas, apimantis visus paviršius, įrangą ir prietaisus; skaitiklių rodmenys; raktai ir prieigos įrenginiai; signalizacijos patikrinimai; bei nuotraukos, pridedamos prie konkretaus elemento, kurį jos iliustruoja. Nuomininkas turėtų pasirašyti šalia įrašo, patvirtindamas, kad viską iš tikrųjų apžiūrėjo nekilnojamojo turto objekte.
- Kiek išsamios turi būti patikrinimo nuotraukos?
- Pakankamai išsamios, kad daiktą būtų galima atpažinti net ir be paaiškinimo. Platiakampės nuotraukos leidžia nustatyti, kuriame kambaryje ir prie kurios sienos yra daiktas; artimosios nuotraukos – jo būklę. Nuotraukos, pridėtos prie klausimo, dėl kurio jos buvo reikalingos, išlieka suprantamos dar ilgai po apsilankymo – būtent tada jos paprastai ir yra reikalingos.
- Ar būsto patikrinimus galima atlikti be interneto ryšio?
- „MeetInspect“ palaiko patikrinimus neprisijungus prie interneto, todėl inspektorius gali tęsti darbą, kai ryšio nėra arba jis yra nestabilus, o atliktas darbas sinchronizuojamas, kai prietaisas vėl prisijungia prie interneto. Tai ypač svarbu rūsiuose, pertvarkomose patalpose ir kaimo vietovėse, kur signalas yra nestabilus.
- Kaip periodiniai patikrinimai padeda valdyti gyvenamųjų namų portfelį?
- Jie rodo pokyčius laikui bėgant, o ne vienos dienos būklę – ar drėgmė plinta, ar remontas buvo užbaigtas, ar nekilnojamasis turtas yra prižiūrimas. Tai veikia tik tuomet, jei kiekvieno apsilankymo metu užduodami tie patys klausimai, o tam reikia užtikrinti, kad klausimų šablonas išliktų pastovus.
- Kas pasirašo gyvenamojo būsto patikrinimo ataskaitą?
- Praktika skiriasi priklausomai nuo jurisdikcijos ir nuomos sutarties, tačiau parašas turi reikšmę tik tuomet, kai jis užfiksuojamas šalia konkretaus dokumento, kurį pasirašantis asmuo peržiūrėjo. Parašo surinkimas nekilnojamojo turto objekte, atliekant apžiūrą, leidžia išvengti neaiškumų, kylančių dėl parašo, kuris vėliau pridedamas prie biure parengto dokumento.
