Nuo patikrinimo ataskaitos iki galutinės ataskaitos

Prieš apsilankymą: apibrėžimas

Darbas, atliktas prieš inspektoriui išvykstant iš biuro, didžiąja dalimi lemia, kokių rezultatų pavyks pasiekti per apsilankymą. Nekilnojamasis turtas, patikrinimo tipas, taikytinas šablonas, reikalingi įrodymai ir ataskaitos rengimo standartai turėtų būti nustatyti iš anksto – nes bet kurio iš šių klausimų sprendimas vietoje atima laiką, skirtą pačiam patikrinimui.

Būtent šiame etape nesutarimus dėl apimties išspręsti kainuoja mažiausiai. Nesusipratimą dėl to, ar patikrinimas apima pagalbinius pastatus, išspręsti iš anksto užtrunka vos kelias minutes, o jei tai daroma vėliau – tenka grįžti atgal.

Vizito metu: fotografavimas

Duomenų rinkimą vietoje riboja veiksniai, kurių programinė įranga pakeisti negali: esamas apšvietimas, oro sąlygos, pirštinės, kopėčios, gyventojai, laikas. Darbo eigos tikslas – kuo labiau palengvinti ir taip sudėtingą situaciją bei užtikrinti, kad užduoties įvykdymo būklė būtų nuolat aiški, kad po išvykimo nebūtų pastebėta, jog ko nors trūksta.

Įrodymai turėtų būti pridėti jau fiksavimo metu, o ne suderinti vėliau. „MeetInspect“ fotografuoja tiesiogiai „Inspection Runner“ programoje, todėl kiekvienas vaizdas priskiriamas tam tikrinimui, kuriam jis buvo reikalingas, be to, programa palaiko veikimą neprisijungus prie interneto, todėl fiksavimas tęsiasi net ir be ryšio, o sinchronizavimas įvyksta, kai prietaisas vėl prisijungia.

• ✓Vadovaukitės fiziniu maršrutu, o ne logine kategorijų tvarka
• ✓Pridėkite nuotraukas prie to klausimo, kuriam jos reikalingos, pačioje svetainėje
• ✓Užtikrinkite, kad užbaigimo būsena būtų matoma per visą apsilankymą
• ✓Tarkime, kad ryšys nutrūks pačiu netinkamiausiu momentu

Po apsilankymo: atsiliepimas

Peržiūra reikalinga tam, kad būtų pastebėta tai, ko nepavyko pastebėti lauke: trūkstama nuotrauka, neįtikimas atsakymas, užfiksuotas pastebėjimas be detalių, kurių vėliau prireiks kam nors kitam. Tai paskutinis etapas, kuriame įrašo trūkumą galima ištaisyti nedidelėmis sąnaudomis, nes po leidinio išleidimo vienintelis sprendimas – pakartotinis apsilankymas.

Vertingiausia peržiūra yra struktūrinė, o ne redakcinė. Patikrinimas, ar pateikti reikalingi įrodymai, ar atsakyta į privalomus klausimus ir ar išvados pateikiamos pakankamai išsamiai, kad būtų galima imtis veiksmų, leidžia aptikti daugiau tikrų problemų nei aprašymų performulavimas.

Išdavimas ir pakartotinis naudojimas

Ataskaita turėtų būti patikrinimo protokolo atspindys, o ne iš jo sudarytas naujas dokumentas. Kai ataskaita rašoma atskirai, atsiranda dvi tiesos versijos, kurios vis labiau nutolsta viena nuo kitos – ataskaita tampa dokumentu, kurį visi skaito, o pagrindinis protokolas palaipsniui nustoja su ja sutapti.

„MeetInspect“ iš užpildyto patikrinimo įrašo sukuria PDF ataskaitą, o šablonas, pagal kurį buvo atliktas patikrinimas, pakartotinai naudojamas kitam patikrinimui. Taip uždaromas ciklas: struktūra, kurioje užfiksuotas darbas, taip pat sukuria rezultatą ir apibrėžia kitą apsilankymą.