Configuration de l'espace de travail

La personne qui crée l'espace de travail en devient le titulaire de la facturation et un administrateur actif. Dans Paramètres → Général, vérifiez le nom de l'organisation, le pays et le fuseau horaire. Ces paramètres ont une incidence sur la planification, les dates des rapports et les communications relatives au service.

Utilisez les succursales pour distinguer les sites ou les équipes opérationnelles. Affectez les membres uniquement aux succursales dont ils ont besoin et testez les droits d'accès à l'aide d'un compte non administrateur avant d'importer les données de production.

Définissez la terminologie, l'identité visuelle des rapports, les paramètres par défaut des e-mails et un modèle de base avant d'inviter l'ensemble de l'équipe. Des paramètres par défaut cohérents permettent de réduire les corrections lors des premières inspections en conditions réelles.

Les paramètres de terminologie déterminent les termes utilisés dans l'interface et les rapports. Les aligner sur la terminologie déjà utilisée par votre organisation facilite le travail des inspecteurs et rend les rapports plus compréhensibles pour les clients qui n'utilisent jamais le logiciel.

Il est recommandé de configurer les paramètres par défaut des rapports (image de marque, paramètres de messagerie, structure des noms de fichiers de rapport) avant la première inspection en production, car les rapports existants conservent les paramètres qui étaient en vigueur au moment de leur création.

Les branches permettent de distinguer les différents sites ou équipes opérationnelles au sein d'un même espace de travail. Il est plus facile de les mettre en place dès la configuration initiale que de les intégrer a posteriori, une fois que des inspections, des modèles et des affectations existent déjà dans un espace de travail non différencié.

Si vous ne savez pas si vous en avez besoin, le critère pratique consiste à se demander si deux groupes de personnes ne doivent pas pouvoir voir le travail quotidien de l'autre. Si la réponse est non, une seule branche est plus simple et plus facile à gérer.

Trois d'entre elles reviennent suffisamment souvent pour mériter d'être mentionnées : inviter l'équipe avant même que les modèles n'existent, accorder par défaut des droits d'administration et reporter la configuration des rapports jusqu'à ce que le premier rapport destiné aux clients ait déjà été envoyé.

Ces trois problèmes sont résolvables, mais leur correction coûte plus cher que leur prévention. Testez l'accès avec un compte non-administrateur avant d'importer des données de production : cela permet de détecter les problèmes d'autorisation tant qu'ils restent encore théoriques.