La couverture est l'indicateur qui compte
Les programmes d'entretien échouent en silence. Il ne se passe rien de dramatique lorsqu'une intervention n'est pas effectuée ; le manquement existe simplement, invisible, jusqu'à ce que quelqu'un demande des justificatifs et qu'on ne puisse pas les fournir.
Rendre visible l'état d'avancement — en comparant les tâches planifiées à celles achevées, en retard ou non encore entamées — revêt donc ici davantage d'importance que dans la plupart des activités d'inspection. C'est ce qui distingue un programme qui fonctionne réellement de celui dont on suppose qu'il fonctionne.
- Comparer les tâches prévues aux tâches terminées, et pas seulement aux tâches terminées
- Afficher les tournées en retard plutôt que de les considérer comme silencieusement absentes
- Notez la date à laquelle chaque série a été effectuée
- Conservez la même structure afin de pouvoir comparer les résultats d'un site à l'autre
Les actifs, les équipements et la conformité constituent des registres distincts
Une inspection des installations, un état des lieux de l’état des tissus et une visite de vérification de la conformité réglementaire permettent de répondre à des questions différentes selon des cycles distincts ; les regrouper dans un même modèle donne lieu à un formulaire qui ne répond satisfaisamment à aucune de ces exigences.
Le fait de disposer de modèles distincts pour chacun, partageant les mêmes références de site et de ressources, permet à chacun de rester adapté à son objectif tout en garantissant que le portefeuille puisse être appréhendé dans son ensemble.
La préparation du parcours, c'est déjà la moitié du travail
L'inspection des installations s'effectue selon un itinéraire précis. Lorsqu'une équipe doit inspecter plusieurs bâtiments au cours d'une même journée, l'ordre des visites, les adresses et la mission à accomplir sont tout aussi importants que la liste de contrôle elle-même.
MeetInspect prend en charge les plans d'inspection quotidiens et les adresses, assure le suivi des travaux en cours et achevés, et ouvre les itinéraires dans les applications de navigation compatibles. Ainsi, la planification et l'inspection font partie d'un même dossier, plutôt que d'être gérées par deux systèmes distincts qu'il faudrait ensuite harmoniser.
Des résultats qui parviennent à ceux qui s'occupent de résoudre les problèmes
Un constat d'état des installations correspond généralement à un ordre de travail en attente. Son utilité dépend du niveau de détail qu'il contient — quel bâtiment, quel étage, quel équipement, quelle anomalie — pour permettre à quelqu'un de planifier les travaux sans avoir à se rendre sur place.
Les photos et les courtes vidéos jointes à chaque contrôle permettent cela, et le fait de séparer la mesure corrective de la constatation signifie que la clôture de la tâche n'efface pas la trace de ce qui a été constaté.
- Enregistrez l'emplacement avec suffisamment de précision pour pouvoir retrouver l'élément par la suite
- Décrivez la panne afin que nous puissions établir un devis ou fixer un rendez-vous.
- Joignez la pièce justificative au chèque qui l'a générée
- Suivre le déroulement des événements indépendamment de la conclusion
Les sous-traitants et la cohérence
Les équipes chargées des installations procèdent rarement à des inspections entièrement en interne. Lorsque des prestataires travaillent aux côtés du personnel salarié, le risque est que deux normes différentes donnent lieu à un même ensemble de données, et cette divergence passe généralement inaperçue jusqu’à ce que quelqu’un tente de l’analyser.
Les modèles réutilisables permettent de garantir que tout le monde applique la même norme dans le cadre de son travail. La vérification des inspections terminées à la lumière de cette structure permet de repérer tout ce que le modèle n'a pas couvert.
Listes de contrôle gratuites pour ce projet
- Liste de contrôle pour l'inspection de sécurité incendieUne inspection de routine de la sécurité incendie portant sur les systèmes de détection, les issues de secours, les portes coupe-feu, la signalisation et les équipements.
- Liste de contrôle pour l'inspection de l'humidité et des moisissuresQue faut-il consigner pour qu’un rapport d’humidité permette d’étayer un diagnostic et de proposer une solution, plutôt que de se contenter de signaler la présence de moisissures ?
Pour en savoir plus
- Appliquer une norme d'inspection unique sur plusieurs sitesLa difficulté du travail sur plusieurs sites ne réside pas dans le volume. Elle consiste à maintenir un niveau de qualité identique alors que personne ne peut assurer une supervision directe.
- Comment évaluer la qualité des contrôles sur l'ensemble d'un portefeuilleUn cadre de mesure pratique pour évaluer l'exhaustivité, la cohérence, l'actualité et le suivi.
- Guide pratique pour la création de modèles d'inspection uniformesComment transformer une norme d'inspection en une liste de contrôle que les équipes peuvent suivre dans chaque bien immobilier.
Questions fréquentes
- Quels sont les premiers éléments qu'un programme d'inspection des installations doit évaluer ?
- Couverture. La comparaison entre les cycles prévus et ceux achevés, les travaux en retard et les missions non entamées permet de déterminer si le programme fonctionne correctement — ce qui est une condition préalable pour pouvoir se fier à ses résultats.
- Les contrôles relatifs aux installations, aux tissus et à la conformité devraient-ils utiliser un même modèle ?
- Non. Elles répondent à des questions différentes selon les cycles. Des modèles distincts, partageant les mêmes références de site et de ressources, permettent à chacun de rester adapté à son objectif tout en garantissant que le portefeuille puisse être appréhendé dans son ensemble.
- Comment garantissez-vous la cohérence entre les prestataires externes et les équipes internes ?
- En diffusant une structure plutôt que des consignes. Un modèle qui définit les critères de contrôle, la notation et les justificatifs requis permet d'obtenir des résultats comparables, quelle que soit la personne qui le remplit.
- Est-il possible de planifier les itinéraires d'inspection à l'avance ?
- MeetInspect prend en charge les plans d'inspection quotidiens et les adresses, assure le suivi des tâches en cours et terminées, et permet d'ouvrir des itinéraires dans les applications de navigation compatibles, en regroupant ainsi le plan et l'inspection dans un seul dossier.
