Utilisateurs et rôles

Le titulaire de la facturation gère l'abonnement, les informations fiscales, la suppression de l'espace de travail et le transfert de propriété. Un espace de travail doit toujours disposer d'un administrateur actif capable de gérer les accès.

Les administrateurs gèrent les paramètres, les modèles, les membres et les opérations. Les inspecteurs travaillent sur des missions et recueillent des éléments de preuve. Les observateurs disposent d'un accès en lecture seule. Une invitation ne désigne jamais automatiquement un membre comme titulaire du compte.

Attribuez une adresse e-mail professionnelle, attribuez le rôle présentant le moins de privilèges nécessaire à l'exercice de la fonction, et retirez l'accès dès qu'une personne n'a plus besoin de l'espace de travail.

Attribuez le rôle comportant le moins de privilèges possible qui permette à une personne d'exercer ses fonctions. Les inspecteurs doivent effectuer les tâches qui leur sont confiées et recueillir des preuves ; ils ont rarement besoin de modifier des modèles. Les « observateurs » comprennent les auditeurs, les clients et les responsables qui consultent les dossiers sans pouvoir les modifier.

Les droits d'accès administratifs doivent être accordés de manière réfléchie et en nombre limité. Chaque administrateur supplémentaire augmente le risque qu'une modification inopinée d'un modèle affecte les inspections déjà en cours.

L'accès a tendance à perdurer au-delà de la mission qui l'a justifié, en particulier pour les prestataires et le personnel intérimaire. Le fait de réexaminer régulièrement les droits d'accès permet de détecter ce phénomène de manière plus fiable que de compter sur le fait que la désactivation soit effectuée au bon moment.

Un bref bilan trimestriel permettant de vérifier qui occupe quel poste suffit généralement, et cela représente nettement moins de travail que de devoir enquêter par la suite pour savoir pourquoi un ancien prestataire a toujours accès aux registres d'inspection.

Un espace de travail doit toujours disposer d'un administrateur actif capable de gérer les accès. La propriété de la facturation est distincte d'une invitation classique et n'est pas transférée automatiquement lorsqu'une personne est nommée administrateur.

Avant qu'un propriétaire ne quitte l'organisation, veillez à transférer explicitement la propriété. La suppression d'un compte entraîne la résiliation d'un abonnement détenu exclusivement par ce compte ; par conséquent, dans le cas d'un espace de travail partagé, ce transfert doit être effectué au préalable.