Millised peaksid olema põhjendatud sissekolimise ülevaatuse protokollid
Sissekolimise ülevaatuse eesmärk on kindlaks teha kinnisvara seisukord teatud ajahetkel piisavalt üksikasjalikult, et hilisemaid muudatusi saaks sellele omistada. See tähendab, et tuleb kirjeldada seisukorda, mitte arvamust: mitte „köök on korras”, vaid iga pinna, seadme ja sisustuse seisukord, koos fotodega, mis illustreerivad kirjeldust.
Kõige sagedasem viga on see, et jäetakse kirja panemata asjad, mille üle keegi ei arva, et neist võiks vaielda. Vaidlused puudutavad harva ilmselgeid asju – purunenud aken ei ole vaidlusküsimus. Need puudutavad kriimustatud põrandaliistu, plekkiga vaiba serva, puuduvat sahtli liugurit: väikeseid esemeid, mis olid sissekolimisel tõepoolest olemas, kuid mida kunagi kirja ei pandud ja mida seetõttu ei ole võimalik tõendada.
- Iga ruumi seisukord, kus inspektorid kasutavad ühtset terminoloogiat
- Arvestite näidud ja seerianumbrid salvestatakse tekstina, mitte ainult fotodena
- Võtmed, võtmehoidjad ja juurdepääsuseadmed loendati ja kirjeldati
- Suitsu- ja süsinikmonooksiidiandurid testiti ning tulemused registreeriti
- Üürniku allkiri on kinnitatud kinnisvara juures, kinnitades, et ta on dokumendiga tutvunud
Miks fototõendid tavaliselt ei veena
Peaaegu iga elamu ülevaatuse käigus tehakse fotosid. Kuid palju harvemini tehakse fotosid, mis on kasulikud veel aasta hiljem. Kaheksasada ajamärgistusega nimetatud pilti sisaldav kaust ei tõenda midagi konkreetset – selleks, et kindlaks teha, et pilt nr 137 kujutab teise magamistoa aknaraami, peab keegi seda meeles pidama, kuid just mälu ongi see, mida dokumenteerimine peaks asendama.
Tõendusmaterjal muutub püsivaks, kui iga foto seotakse konkreetse ruumiga ja selle pildistamise hetkel esile kerkinud küsimusega. See seostamine peab toimuma kohapeal, sest konteksti tagantjärele lisamine kontoris on aeglane, veaohtlik ja esimene asi, millest loobutakse, kui päev venib pikaks.
MeetInspect salvestab fotod otse Inspection Runneri rakenduses, mitte eraldi etapina, mistõttu iga pilt kuulub just selle kontrolli juurde, mille jaoks see vajalik oli. Rakendus on spetsiaalselt loodud nii, et salvestatud fotod säiliksid kogu töövoo vältel – just selles etapis, kus lihtsamad rakendused need kaotavad.
Perioodilised kontrollid ja võrreldavuse tähtsus
Perioodilised ülevaatused on hetked, mil elamukinnisvaraportfellid kas koguvad väärtuslikku ajalugu või raiskavad kontrollkäigu. Üürilepingu kehtivuse ajal toimuv ülevaatus, mis annab iga kord vastuseid erinevatele küsimustele, annab teavet praeguse seisukorra kohta. Ülevaatus, mis annab iga kord vastuseid samadele küsimustele, näitab arengusuunda – kas niiskus levib, kas teatatud remont tegelikult toimus, kas kinnisvara hooldatakse.
Võrreldavus on pigem vormistamisprobleem kui tarkvaraprobleem. Kui kontrollnimekiri muutub külastuste vahel, ei suuda ükski tööriist tulemusi ühtlustada. Esmalt struktuuri korrastamine ja seejärel selle kordamine on see, mis muudab portfelli arusaadavaks.
- Säilitage kogu üürilepingu vältel samad jaotised ja küsimused ning muutke neid sihipäraselt
- Salvestage samad ruumid samas järjekorras, et aruanded oleksid ühtsed
- Märkige eelmise külastuse käigus esile tõstetud remonditööd ja kas need on lõpetatud
- Pildista korduvad probleemsed kohad iga kord samast asendist
Töö kinnistutel, kus puudub kasutatav signaal
Elamufond hõlmab keldreid, paksuseinalisi ümberehitatud hooneid, maapiirkondades asuvaid kinnistuid ja hooneid, kus mobiilside signaal kaob juba välisukse juures. Kontrollivahend, mis eeldab, et ühendus katkeb just seal, kus töö on kõige raskem, ning varuplaan – paberile märkimine ja õhtul uuesti sisenemine – on koht, kus andmetesse tekivad kirjutamisvead.
MeetInspect toetab kontrollimist ka võrguühenduseta, mistõttu saab kontrollkäiku jätkata ka siis, kui võrguühendus puudub või on ebastabiilne, ning salvestatud andmed sünkroniseeritakse kohe, kui seadmega taastub ühendus. Kontrollija saab keskenduda kinnisvarale, mitte võrguühendusele.
Külastuse kohta aruande koostamine samal päeval
Just kontrolli ja aruande vahelisel ajavahemikul kaotavad elamute haldamise teenused aega ja usaldusväärsust. Nädal hiljem avaldatud aruanne, mis on koostatud fotode ja ähmaselt meelde jäänud märkmetest, nõuab iga kinnisvara kohta ühe tunni kontoritööd ning on nõrgem tõend kui aruanne, mis põhineb kohapeal salvestatud andmetel.
Kui struktuur, vastused ja tõendid on juba omavahel seotud, on aruanne pigem ülevaate esitus kui selle ümberkirjutamine. MeetInspect koostab lõpetatud kontrolliprotokolli põhjal PDF-vormingus aruande ning sama mall kasutatakse uuesti järgmise külastuse puhul.
Selle töö jaoks mõeldud tasuta kontrollnimekirjad
- Sissekolimise kontrollnimekiriKõik, mis peaks siss kolimise ülevaatuse käigus protokollitama, et kinnisvara seisukorda üleandmise hetkel saaks tõendada veel mitu kuud hiljem.
- Väljakolimise kontrollnimekiriKuidas viia läbi väljakolimise ülevaatus, mis võimaldab täpselt võrrelda seda sissekolimise protokolliga ning eristada kulumist kahjustustest.
Lisalugemist
- Sisse- ja väljakolimise ülevaatused ei tohiks olla identsedKus need kaks töövoogu kattuvad, milles nad erinevad ja kuidas tagada võrdluse selgus.
- Kuidas koostada usaldusväärne kinnisvara ülevaatuse kontrollnimekiriEnamik kontrollnimekirju koosneb kõigest, mida on võimalik täheldada. Kasulikud nimekirjad kujunevad välja vastavalt otsusele, mida need toetavad.
- Paremad fototõendid, ilma et see aeglustaks välitööde meeskondaLihtsate töövoo kujundusvalikute abil saate jäädvustada vähem ebaselgeid pilte ja rohkem kasulikke tõendeid.
Korduma kippuvad küsimused
- Mida peaks siss kolimise ülevaatus hõlmama?
- Iga ruumi seisukord iga pinna, sisseseade ja seadme kohta; arvestite näidud; võtmed ja juurdepääsuseadmed; signalisatsioonisüsteemi kontrollimine; ning fotod, mis on lisatud vastavale dokumenteeritavale objektile. Üürnik peaks kinnitama allkirjaga, et ta on need andmed kinnisvara kohapeal tegelikult üle vaadanud.
- Kui üksikasjalikud peavad olema ülevaatusfotod?
- Piisavalt üksikasjalikud, et eseme oleks võimalik tuvastada ka ilma kirjelduseta. Üldvaated näitavad, millises toas ja millisel seinal ese asub; lähivõtted annavad ülevaate selle seisukorrast. Küsimusele lisatud fotod, mille tegemist küsimus nõudis, jäävad arusaadavaks veel kaua pärast külastust – just siis, kui neid tavaliselt vajatakse.
- Kas elamute ülevaatusi on võimalik läbi viia ilma internetiühenduseta?
- MeetInspect toetab kontrollimist ka võrguühenduseta, mistõttu saab inspektor tööd jätkata ka siis, kui võrguühendus puudub või on ebastabiilne, ning andmed sünkroniseeritakse pärast seadme uuesti võrguga ühendamist. See on oluline keldrites, ümberehitatud ruumides ja maapiirkondades, kus signaal on ebastabiilne.
- Kuidas aitavad perioodilised ülevaatused elamukinnisvaraportfellile kaasa?
- Need näitavad pigem aja jooksul toimunud muutusi kui olukorda ühel kindlal päeval – kas niiskus levib, kas remont on lõpetatud, kas kinnisvara hooldatakse. See toimib vaid siis, kui igal külastusel esitatakse samad küsimused, mistõttu on oluline hoida küsimustikku muutumatuna.
- Kes allkirjastab elamu ülevaatusaruande?
- Tava varieerub sõltuvalt jurisdiktsioonist ja üürilepingust, kuid allkiri on mõttekas vaid siis, kui see on antud just selle konkreetse dokumendi juures, mille allkirjastaja läbi vaatas. Allkirja kogumine kohapeal, osana ülevaatusest, aitab vältida segadust, mis tekib, kui allkiri lisatakse hiljem kontoris koostatud dokumendile.
