A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.
The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.
01
Alusta otsusest, mitte kinnisvarast
Enne ühegi küsimuse koostamist määrake kindlaks, millist otsust kontroll toetab. Üürilepingu lõppemisel tehtav arvestus, kapitali planeerimise näitaja, tõend selle kohta, et järgiti rutiini – igaüks neist eeldab erinevaid küsimusi ja erinevat üksikasjalikkuse taset.
Küsimused, mis ei aita seda otsust langetada, ei ole neutraalsed. Need pikendavad iga tulevast kontrolli, hajutavad tähelepanu ja lõpuks vastatakse neile ilma neid põhjalikult läbi vaatamata.
- Kirjutage otsus malli ülaossa
- Kontrolli iga küsimust selle alusel
- Kustuta küsimused, mis midagi ei muuda
- Tuleb tunnistada, et erinevatele kontrollitüüpidele on vaja erinevaid kontrollnimekirju
02
Kirjuta küsimused, millel on ainult üks lugemisülesanne
Kõige levinum puudus on küsimus, millele kaks pädevat inspektorit annavad erineva vastuse. „Kas vannituba on heas seisukorras?“ – seda hindab inspektor. „Kas vannitoa lael või seintel on nähtavat hallitust?“ – seda hindab kinnisvara.
Kui künnis on oluline, esita see küsimuses, mitte jäta seda hindaja otsustada. Pikem sõnastus on väike hind võrreldavate vastuste eest.
03
Järjesta jalutuskäigu järgi, mitte kategooria järgi
Kontrollnimekirjad on tavaliselt rühmitatud vastavalt kontori töökorrale – ohutus, ehitusmaterjalid, teenused. Ülevaatused toimuvad vastavalt hoone paigutusele. Kui need kaks lähenemisviisi lahknevad, peavad inspektorid kas tagasi pöörduma või tegema ülevaatuse vales järjekorras ja viima andmed hiljem kooskõlla.
Füüsilise marsruudi järgi järjestamine ei maksa midagi ja tasub end ära iga kontrolli puhul. Järjestus aitab ka meeles pidada, mis vähendab unustusi.
04
Nõua tõendeid, kui sellel on tagajärjed
Kui iga kaubaühiku kohta nõutakse fotot, põhjustab see pikki kontrollimisi ja lõpuks ka ebaausaid kontrollimisi. Kui fotot ei nõuta, tekivad andmed, mida ei ole võimalik põhjendada.
Nõudke tõendeid juhtudel, kus vastusega kaasnevad kulud või see on vaidlustatav – puudused ja erandid –, ning jätke nõuetele vastavad, tähelepanuväärsuseta punktid ainult struktureeritud vastuse raamidesse.
05
Võrdle kontrollnimekirja selle enda tulemustega
Pärast reaalsete kontrollide läbiviimist annavad täidetud protokollid teile teada, mis mallis valesti on. Sageli vahele jäetud küsimused on ebaselged. Küsimused, millele vastatakse iga kord ühtmoodi, ei ole eristavad. Küsimused, mille juurde on lisatud selgitavad märkused, sisaldavad vastusevariante, mis ei vasta tegelikkusele.
