01 — Ettevalmistus
Valige kinnisvara ja mall, kinnitage tähtaeg, määrake inspektor ning täpsustage külastuse nõuded.
- Kinnisvara ja kliendi kontekst
- Malli valik
- Ajakava koostamine ja ülesannete jaotamine
Kuidas see toimib
Ülevaatuse kokkuvõttest lõpparuandeni
MeetInspect ühendab ettevalmistuse, kohapealse andmete kogumise, läbivaatamise ja aruandluse üheks korratavaks töövooguks, nii et kontrolliandmed ei haju erinevate inimeste või tööriistade vahel.
Mida see hõlmab
Tööjärjekord
Kasutage iga kontrolliliigi puhul samu kontrolletappe, kohandades samal ajal mall ja tõendite esitamise eeskirjad vastavalt kinnisvarale või tegevusele.
02 — Kontrolli
Järgige juhendatud järjekorda, koguge vajalikud vastused ja tõendid ning jätkake tööd ka siis, kui internetiühendus puudub.
- Ruumi- või varade struktuur
- Fotod, märkmed ja allkirjad
- Salvestamine võrguühenduseta
03 — Ülevaade ja aruanne
Sünkroniseerige andmed, kõrvaldage lüngad või tuvastatud probleemid ning koostage aruanne heakskiidetud kontrolliandmete põhjal.
- Täielikkuse kontroll
- Parandusmeetmed
- Bränditud PDF-fail
Praktikas
Hoia arendustöö töövoo raames
Kasuta uuesti seda, mis toimib
Kasutage ühte heakskiidetud mallit, selle asemel et iga külastuse puhul kontrolli uuesti koostada.
Tee lüngad nähtavaks
Kohustuslikud väljad ja tõendusmaterjali esitamise eeskirjad aitavad tuvastada puuduvad tööd enne, kui aruanne töökohast lahkub.
Täpsustada tõendite abil
Uuendage malle tegelike praktiliste kogemuste ja hindamiste põhjal, mitte oletuste alusel.
Põhjalikult
Kontrolli elutsükkel praktikas
Enne külastust: mõiste
Enamik sellest, mida kontrollkäigu käigus on võimalik saavutada, sõltub tööst, mis on tehtud enne, kui inspektor kontorist lahkub. Kinnisvara, kontrolli liik, kohaldatav vorm, nõutavad tõendid ja aruandlusstandardid tuleks kõik eelnevalt kindlaks määrata – sest nende küsimuste lahendamine kohapeal võtab aega, mis on ette nähtud kontrollimiseks.
Just siin on ka ulatuse osas tekkinud erimeelsusi kõige odavam lahendada. Arusaamatus selle kohta, kas ülevaatus hõlmab ka kõrvalhooneid, võtab eelnevalt lahendamiseks vaid mõne minuti, kuid hiljem selle lahendamiseks kulub tagasisõit.
Külastuse ajal: pildistamine
Välitööde tegemist piiravad tegurid, mida tarkvara muuta ei saa: valgustingimused, ilm, kindad, redelid, elanikud, aeg. Töövoo ülesanne on tekitada juba niigi ebamugavas olukorras võimalikult vähe takistusi ning tagada, et töö lõpetamine oleks pidevalt selgelt näha, et pärast lahkumist ei avastataks, et midagi on puudu.
Tõendusmaterjal tuleks lisada juba pildistamise hetkel, mitte hiljem kooskõlastada. MeetInspect salvestab fotod otse Inspection Runneri rakenduses, mistõttu iga pilt kuulub just selle kontrolli juurde, mille jaoks see vajalik oli, ning rakendus toetab ka võrguühenduseta töötamist, nii et pildistamine jätkub ka ilma internetiühenduseta ja sünkroniseeritakse, kui seadmega taastub ühendus.
- Järgige pigem füüsilist marsruuti kui loogilist kategooriate järjekorda
- Lisage fotod veebilehel just sellele küsimusele, mille puhul neid nõuti
- Hoidke külastuse vältel valmimisstaatus nähtaval
- Eeldame, et ühendus katkeb kõige ebasobivamal hetkel
Pärast külastust: tagasiside
Ülevaatuse eesmärk on märgata seda, mida välitööde käigus ei suudetud märgata: puuduv foto, ebausutav vastus, tähelepanek, mille kirjeldus ei sisalda üksikasju, mida keegi edaspidi vajab. See on viimane hetk, mil andmetes esinevat viga saab odavalt parandada, sest pärast väljaande avaldamist on ainus lahendus uuesti kohale minna.
Kõige väärtuslikum läbivaatus on pigem struktuuriline kui toimetuslik. Selle kontrollimine, et vajalikud tõendid oleksid olemas, et kohustuslikele küsimustele oleks vastatud ja et järeldused sisaldaksid piisavalt konteksti, et nende põhjal saaks tegutseda, toob esile rohkem tegelikke probleeme kui kirjelduste ümbersõnastamine.
Väljastamine ja taaskasutamine
Aruanne peaks olema kontrolliprotokolli taasesitus, mitte sellest kokku pandud uus dokument. Kui aruanne koostatakse eraldi, tekivad kaks versiooni tõest, mis hakkavad üksteisest lahknema – aruandest saab dokument, mida kõik loevad, samal ajal kui selle aluseks olev protokoll lakkab vaikselt sellega kokku langemast.
MeetInspect koostab lõpetatud kontrolliaruandest PDF-vormingus aruande ning kontrolli koostamiseks kasutatud mall võetakse järgmise kontrolli puhul uuesti kasutusele. Ring sulgub: struktuur, mis talletas töö tulemused, toodab ka väljundi ja määrab kindlaks järgmise külastuse.
Korduma kippuvad küsimused
- Kui palju tuleks otsustada enne inspekteerimise algust?
- Objekt, kontrolli liik, mall, nõutavad tõendid ja aruandlusstandard. Kõik need on odav eelnevalt korda ajada, kuid kulukas kohapeal lahendada, kus see võtab ära kontrollimiseks ettenähtud aja.
- Mida tuleks läbivaatamise käigus tegelikult kontrollida?
- Olulisem on struktuuriline terviklikkus kui sõnastus: et vajalikud tõendid oleksid olemas, kohustuslikud küsimused oleksid vastatud ja järeldused sisaldaksid piisavalt konteksti, et keegi saaks tegutseda ilma kinnisvara uuesti külastamata. See aitab avastada rohkem tegelikke probleeme kui kirjelduste toimetamine.
- Miks koostada aruanne andmete põhjal, selle asemel et seda eraldi kirjutada?
- Sest eraldi koostatud aruanne loob tõe teise versiooni, mis kaldub esimesest kõrvale. Kui aruandes esitatakse andmeid, ei tohi dokumendis, mida inimesed loevad, ja organisatsiooni valduses olevad andmed omavahel vastuollu minna.
Lisalugemist
- Paberil põhinevatelt kontrollidelt üleminek ilma probleemide kaasa toomataPaberkontrollnimekirja täpne kopeerimine on kõige levinum rändamisviga ja seda on kõige lihtsam vältida.
- Praktiline juhend ühtsete kontrollivormide koostamiseksKuidas muuta kontrollistandard kontrollnimekirjaks, mida meeskonnad saavad järgida igas kinnisvaraobjektis.
- Kontrolliprotokollist professionaalse PDF-aruandeniMida peab sisaldama kasulik kontrolliaruanne – ja mis peaks jääma töökeskkonda.
Järgmine samm
Jätka õige kontrolliprotsessi järgimisega
Tutvuge asjakohaste juhistega või võtke ühendust MeetInspectiga, et arutada, millist kontrolli teie meeskond peab läbi viima.
