Recopila la información durante el proceso, no al final
Los registros de avance sirven para dejar constancia de lo que se ha hecho, con qué calidad y cuándo. Una vez que el trabajo queda oculto —aislamiento detrás de los paneles, instalaciones en el hueco del suelo, impermeabilización bajo el solado—, ya no hay oportunidad de volver a hacerlo.
La disciplina que esto exige consiste en programar las inspecciones en función de la secuencia de la obra, en lugar de según la conveniencia. Una plantilla de inspección que refleje las fases de construcción hace que sea mucho más fácil mantenerla que una lista de comprobación general de la obra.
- La inspección debe realizarse antes de que se cubra la obra, no cuando resulte más conveniente
- Anota la fase y la fecha
- Fotografía el contexto del lugar, no solo los detalles
- Anota quién estaba presente y en qué se estaba trabajando
La detección de errores es donde la amplitud prevalece sobre el detalle
Una lista de defectos que documenta algunas zonas de forma exhaustiva y omite otras no aporta apenas información sobre las zonas omitidas. El hecho de constatar que un espacio se ha inspeccionado y se ha considerado satisfactorio es lo que confiere valor probatorio a la ausencia de defectos.
Cada incidencia debe incluir también suficientes detalles como para poder presupuestarla sin necesidad de una visita in situ: la ubicación concreta, el elemento afectado, la naturaleza del defecto y su alcance. «Daño en la puerta» supone un proceso antes de que se pueda elaborar un presupuesto.
El traspaso define a quién recae la responsabilidad
Un acta de traspaso marca el traspaso de la responsabilidad, y se examina precisamente porque hay quien discrepa sobre dónde se sitúa esa línea divisoria. Una documentación de traspaso imprecisa no elimina el riesgo, sino que lo aplaza hasta el momento en que resolverlo resulte más costoso.
La elaboración conjunta del acta en el propio inmueble, con ambas partes presentes y las mismas pruebas ante ellas, tiene mucho más peso que una lista elaborada a posteriori y distribuida para su aprobación.
- Anotar explícitamente que se ha inspeccionado y que todo está en orden
- Abarca todas las áreas incluidas en el alcance, incluso las que no resulten interesantes.
- Recoge el desacuerdo, si lo hay
- Registra por separado el defecto y su solución
Las obras son el peor escenario en cuanto a conectividad
Las estructuras a medio construir, los sótanos, las estructuras de acero y las parcelas alejadas son los lugares donde la señal es menos fiable y donde la inspección resulta más importante. Cualquier flujo de trabajo que dependa de la conectividad falla precisamente cuando más se necesita.
MeetInspect descarga el espacio de trabajo una sola vez y permite iniciar y completar las inspecciones en modo avión, almacenando el trabajo en el dispositivo y sincronizando las inspecciones pendientes y los archivos multimedia cuando se restablece la conexión.
Informar a personas que no estaban presentes
Los expedientes de obra se remiten a los clientes, a los administradores de contratos, a los subcontratistas y, en ocasiones, a los órganos de resolución de conflictos. Las abreviaturas internas, que resultan evidentes en la obra, suelen resultar incomprensibles para esos lectores.
Las inspecciones finalizadas generan un informe en formato PDF, y se puede compartir un enlace al informe público en la web con los clientes y las partes interesadas, lo cual es importante cuando el público se encuentra fuera de la organización y no debería necesitar una cuenta para consultar el informe.
Listas de comprobación gratuitas para este trabajo
- Plantilla de lista de defectosUna lista de defectos de entrega estructurada de tal forma que se pueda calcular el coste y programar la reparación de cada elemento sin que nadie tenga que volver a visitar la vivienda.
- Lista de comprobación para la inspección de seguridad contra incendiosUna inspección rutinaria de seguridad contra incendios que abarca los sistemas de detección, las vías de evacuación, las puertas cortafuegos, la señalización y el equipamiento.
Lecturas recomendadas
- Inspecciones de fin de obra y de entrega que zanjan las discusiones en lugar de provocarlasLos registros de traspaso definen quién paga qué. La precisión y la cobertura completa son lo que les da validez.
- ¿Qué convierte los datos de inspección en pruebas?El compromiso, la procedencia y la coherencia son lo que distingue un registro defendible de una carpeta de imágenes.
- Del informe de inspección al informe profesional en formato PDFQué debe incluir un informe de inspección útil y qué debe permanecer en el espacio de trabajo operativo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo deben realizarse las inspecciones de obra?
- Hay que centrarse en la secuencia de construcción, más que en el calendario. Los trabajos que se van a realizar —instalaciones, aislamiento, impermeabilización— deben registrarse antes de que queden ocultos, ya que no habrá otra oportunidad de hacerlo.
- ¿Qué es lo que hace que una lista de defectos sea válida?
- Cobertura completa de todas las zonas incluidas en el informe, descripciones lo suficientemente detalladas como para poder fijar un precio sin necesidad de visitar la vivienda y fotografías con fecha adjuntas a cada elemento. La cobertura es lo más importante: es lo que hace que la indicación «sin defectos registrados» tenga sentido.
- ¿Deben asistir ambas partes a la inspección de entrega?
- Siempre que sea posible. Un acta redactada conjuntamente in situ tiene más peso que una elaborada posteriormente y distribuida para su aprobación, ya que las discrepancias salen a la luz mientras las pruebas aún están a la vista de todos.
- ¿Cómo se comparten los informes con los clientes y los subcontratistas?
- Las inspecciones finalizadas generan un informe en formato PDF, y se puede compartir un enlace a un informe web público con los clientes y las partes interesadas, lo cual resulta útil cuando el lector pertenece a una organización ajena y no es necesario que disponga de una cuenta.
