Zustandserhebungen, die eine Entscheidung unterstützen
Eine Zustandserhebung dient dazu, eine Entscheidung zu untermauern: Was soll jetzt repariert werden, wofür sollen Mittel eingeplant werden, was soll vom Mieter erstattet werden, was soll hingenommen werden? Eine Erhebung, die den Zustand beschreibt, ohne diese Entscheidung zu stützen, liefert lediglich aufgezeichnete Informationen, ohne einen Mehrwert zu schaffen.
Die praktische Konsequenz daraus ist, dass Schweregrad und Ort als strukturierte Angaben erfasst werden müssen, anstatt in einem Text verborgen zu bleiben. „Mehrere fleckige Deckenplatten im zweiten Stock“ ist ein Satz. Eine dokumentierte Beobachtung, bezogen auf einen definierten Bereich, mit Angabe des Schweregrads und eines Fotos, ist etwas, das ein Anlagenverwalter sortieren, kalkulieren und zuweisen kann.
- Legen Sie die Bereiche und Objekte vor der Erhebung fest, anstatt sie frei von der Hand zu beschreiben.
- Verwenden Sie eine einheitliche Schweregradskala, damit die Ergebnisse der verschiedenen Erheber miteinander vergleichbar sind.
- Trenne die Beobachtung von der Empfehlung, damit beides überprüft werden kann
- Fügen Sie die Belege dem jeweiligen Bereich oder Vermögenswert bei, auf den sie sich beziehen
Bei Sicherheitsrundgängen kommt es auf die Wiederholbarkeit an, nicht auf die Gründlichkeit
Ein Sicherheitsrundgang ist wertvoll, weil er jedes Mal auf die gleiche Weise abläuft. Ein gründlicher, aber improvisierter Rundgang ist weniger wert als eine einfache Checkliste, die jede Woche auf identische Weise abgearbeitet wird, denn nur Letztere liefert einen Nachweis dafür, dass eine Routine eingehalten wurde.
Hier spielen die Regeln zur Vervollständigung zudem eine größere Rolle als bei den meisten Inspektionsaufgaben. Aus einer Sicherheitsrunde mit optionalen Fragen wird eine Sicherheitsrunde mit übersprungenen Fragen, und die Lücken sind im fertigen Dokument nicht sichtbar, es sei denn, die Struktur erzwingt deren Darstellung.
Übergaben und die Kosten bei strittigem Zustand
Übergabeinspektionen – zwischen Vermieter und Mieter, Auftragnehmer und Auftraggeber, bisherigem und neuem Nutzer – haben direkte finanzielle Konsequenzen. Der bei der Übergabe festgestellte Zustand bestimmt, wer für was aufkommt, und das Protokoll wird gerade deshalb genau geprüft, weil es Anfechtungen gibt.
Der Beweismaßstab ist daher höher als bei Routinearbeiten: Die Aufzeichnungen müssen datiert, konkret, zuordenbar und so vollständig sein, dass das Fehlen eines Mangels in den Unterlagen ein glaubwürdiger Beweis dafür ist, dass der Mangel nicht vorlag. Diese letzte Eigenschaft lässt sich nur durch eine lückenlose Dokumentation erreichen. Eine Aufzeichnung, die einige Bereiche gründlich dokumentiert, andere hingegen überhaupt nicht, sagt wenig über die ausgelassenen Bereiche aus.
Koordination von Inspektionen an mehreren Standorten
Bei gewerblichen Projekten mit mehreren Standorten treten Probleme auf, die bei Projekten mit nur einer Immobilie nicht bestehen: Welche Standorte wurden in diesem Quartal begutachtet, welche sind überfällig, wenden zwei Gutachter denselben Standard an und wie lässt sich das Portfolio als Ganzes betrachten, anstatt fünfzig einzelne Dokumente zu betrachten?
MeetInspect bietet ein Web-Verwaltungs-Dashboard als Verwaltungsbereich der Plattform, über das Inspektionen angelegt und verwaltet werden – parallel zur iOS-App, die die Inspektoren vor Ort nutzen. Durch wiederverwendbare Vorlagen wird ein Standard standortübergreifend angewendet, anstatt ihn jedem Inspektor einzeln neu erklären zu müssen.
Bedingungen vor Ort in gewerblichen Gebäuden
Technikräume, Keller, Aufzugsschächte, Versorgungssteigleitungen und Stahlskelettbauten sind genau die Orte, an denen die Netzverbindung versagt und an denen Inspektionen am schwierigsten durchzuführen sind. Gewerbliche Inspektoren arbeiten zudem mit Handschuhen, bei schlechten Lichtverhältnissen, in der Höhe und auf Leitern – unter Bedingungen, unter denen eine umständliche Dateneingabe nicht nur lästig ist, sondern auch ein Grund dafür, dass die Aufzeichnungen gar nicht erst erstellt werden.
Der „Inspection Runner“ von MeetInspect ist darauf ausgelegt, Inspektionsabläufe unter realen Arbeitsbedingungen durchzuführen. Dabei ist die Fotoaufnahme in den Arbeitsablauf integriert und es wird Offline-Unterstützung geboten, sodass der Besuch auch dann fortgesetzt werden kann, wenn kein Signal vorhanden ist.
Kostenlose Checklisten für diese Arbeit
- Vorlage für die MängellisteEine Mängelliste für die Übergabe, die so strukturiert ist, dass jeder Punkt kalkuliert und terminiert werden kann, ohne dass jemand die Immobilie erneut aufsuchen muss.
- Checkliste für die BrandschutzinspektionEin routinemäßiger Rundgang zur Brandschutzüberprüfung, der die Brandmeldeanlagen, Fluchtwege, Brandschutztüren, Beschilderung und Ausrüstung umfasst.
Weiterführende Literatur
- Mängelsuche und Abnahmeprüfungen, die Streitigkeiten beilegen, anstatt sie erst auszulösenIn den Übergabeunterlagen ist festgelegt, wer für was aufkommt. Ihre Gültigkeit beruht auf Genauigkeit und Vollständigkeit.
- Anwendung eines einheitlichen Inspektionsstandards an vielen StandortenDie Schwierigkeit bei der Arbeit an mehreren Standorten liegt nicht im Arbeitsvolumen. Es geht vielmehr darum, den Standard einheitlich zu halten, wenn niemand dies direkt überwachen kann.
- Vom Inspektionsprotokoll zum professionellen PDF-BerichtWas ein aussagekräftiger Inspektionsbericht enthalten muss – und was im Arbeitsbereich verbleiben sollte.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist eine gewerbliche Zustandsbegutachtung?
- Eine strukturierte Bestandsaufnahme des baulichen Zustands einer Gewerbeimmobilie oder -einheit, die erstellt wird, um Entscheidungen hinsichtlich Reparaturen, Budget, Haftung oder Abnahme zu untermauern. Sie umfasst in der Regel festgelegte Bereiche und Objekte, erfasst den Schweregrad einheitlich und untermauert jede Feststellung mit datierten Belegen.
- Wie oft sollten Sicherheitsrundgänge in gewerblichen Betrieben durchgeführt werden?
- Die Häufigkeit richtet sich nach dem Gebäude, seiner Nutzung und den geltenden Vorschriften und nicht nach der Software. Inspektionswerkzeuge können lediglich dafür sorgen, dass jede Runde identisch mit der vorherigen abläuft, sodass die fertigen Protokolle belegen, dass eine Routine eingehalten wurde – und nicht, dass tatsächlich ein Rundgang stattgefunden hat.
- Wie stellt man sicher, dass mehrere Gutachter denselben Standard anwenden?
- Indem man die Struktur festlegt, anstatt einzelne Personen anzuleiten. Eine wiederverwendbare Vorlage, die die Bereiche, die Fragen, die Schweregradskala und die erforderlichen Nachweise definiert, beseitigt den Großteil der Abweichungen zwischen den einzelnen Personen. Durch den Abgleich der abgeschlossenen Inspektionen mit dieser Struktur lassen sich die verbleibenden Abweichungen erkennen.
- Was gibt einer Übergabeinspektion Bestand, wenn sie angefochten wird?
- Eine lückenlose Erfassung, eine konkrete Beschreibung, datierte Belege, die dem jeweiligen Gegenstand beigefügt sind, sowie eine klare Dokumentation darüber, wer wann die Prüfung durchgeführt hat. Eine lückenlose Erfassung ist von größter Bedeutung: Sie sorgt dafür, dass das Fehlen eines Mangels in den Unterlagen tatsächlich als solche gewertet wird und nicht nur als nicht dokumentiert.
- Können Inspektionen in Technikräumen und Kellern ohne Empfang durchgeführt werden?
- MeetInspect bietet Unterstützung für Offline-Inspektionen, sodass die Arbeit auch dort fortgesetzt werden kann, wo keine oder nur eine unzuverlässige Internetverbindung verfügbar ist, und die Daten synchronisiert werden, sobald das Gerät wieder eine Verbindung herstellt. Dies ist in den Wartungsbereichen von Gewerbegebäuden eher die Regel als die Ausnahme.
