Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Příloha: O čem je tento dokument?
U obrázku uloženého v souvislosti s kontrolou je nutné, aby si někdo pamatoval, co na něm je. U obrázku připojeného ke konkrétní kontrole, pro kterou byl požadován, tomu tak není.
Zaznamenání dat se musí provést přímo při sběru. Jejich dodatečné zpracovávání v kanceláři je zdlouhavé, náchylné k chybám a je to první úkol, který se vynechá, když se den protáhne.
02
Původ: kdy a kým?
Záznam bez data a autora je pouhým tvrzením. Současnost je často tím nejpřesvědčivějším rysem inspekčního záznamu a je k dispozici pouze v případě, že byl pořízen v daném okamžiku.
- Zachyťte to během návštěvy, ne až poté
- Zachovat identitu inspektora v záznamu
- Uschovejte si původní důkazy, ne jen jejich shrnutí
- Vyhněte se dodatečné úpravě natočeného materiálu
03
Důslednost: co znamená mlčení?
Pokud záznam pokrývá všechny oblasti ve stejné míře, má skutečnost, že v něm není zaznamenána žádná vada, svůj význam. Pokud se však rozsah záznamu liší, mlčení nic nedokazuje – a protistrana na to jistě poukáže.
Konzistentní pokrytí tedy není důkladností samo o sobě. Právě to dává negativním nálezům důkazní váhu.
