A handover inspection marks a transfer of responsibility. Its value is proportional to how precisely it defines the boundary, because that is the line disputes are argued along.
Vague handover records do not remove risk. They defer it to the point where resolving it is most expensive.
01
Jde o to, aby pokrytí bylo úplné
Seznam závad, který některé oblasti podrobně dokumentuje a jiné vynechává, o vynechaných oblastech vypovídá jen velmi málo. Důkazní hodnota záznamu „závada nezaznamenána“ závisí výhradně na tom, zda byla daná oblast vůbec zkontrolována.
Zaznamenání skutečnosti, že daná oblast byla zkontrolována a shledána vyhovující, tedy není zbytečné. Právě díky tomu má absence závady svůj význam.
- Výslovně zaznamenat, že kontrola proběhla a byla shledána vyhovující
- Pokryjte všechny oblasti, včetně těch nezajímavých
- Uveďte datum a přiřaďte atributy k celému záznamu
- Zaznamenejte závady na fotografiích hned v okamžiku, kdy je zjistíte
02
Popište závady tak, aby je dodavatel mohl ocenit
Jakmile se při kontrole objeví poznámka „poškození dveří“, je nutné nejprve provést obhlídku na místě, než lze vypracovat cenovou nabídku. Které dveře, jaké poškození, jak velký je jeho rozsah – tyto podrobnosti lze v daném okamžiku zaznamenat bez nákladů, ale jejich dodatečné zjišťování je finančně náročné.
03
Pokud je to možné, provádějte kontrolu společně
Zápis vyhotovený společně na místě za přítomnosti obou stran má mnohem větší váhu než ten, který byl sestaven až dodatečně a rozeslán k odsouhlasení. Neshody vyplouvají na povrch ještě v době, kdy jsou důkazy všem na očích.
04
Uveďte uzavření tratě odděleně od zjištění
Pokud se závada a její náprava evidují jako samostatné záznamy, znamená to, že uzavření zakázky nevede k vymazání této poznámky. Historie zjištěných skutečností při předání zůstává k dispozici, což je přesně to, co je v případě pozdějšího sporu zapotřebí.
