Software pro komerční inspekce určený k posuzování stavu, bezpečnostním obchůzkám a předávkám

Průzkumy stavu, které slouží jako podklad pro rozhodnutí

Účelem posouzení stavu je poskytnout podklady pro rozhodnutí: co opravit hned, na co vyčlenit prostředky v rozpočtu, co vymáhat od nájemce a s čím se smířit. Posouzení, které popisuje stav, aniž by podpořilo toto rozhodnutí, představuje pouze zaznamenané informace bez jakékoli přidané hodnoty.

Z toho v praxi vyplývá, že závažnost a umístění je třeba zaznamenat jako strukturované odpovědi, nikoli je skrývat v textovém popisu. „Několik zašpiněných stropních desek ve druhém patře“ je pouhá věta. Zaznamenaný nález, přiřazený k definované oblasti, včetně údaje o závažnosti a fotografie, je něco, co správce majetku může roztřídit, ocenit a přiřadit.

• ✓Před provedením průzkumu si vymezte oblasti a aktiva, místo abyste je popisovali volně z hlavy
• ✓Používejte jednotnou stupnici závažnosti, aby byly výsledky mezi jednotlivými hodnotiteli srovnatelné
• ✓Odlište pozorování od doporučení, aby bylo možné posoudit obojí
• ✓Přiložte důkazy ke konkrétní oblasti nebo majetku, kterého se týkají

Bezpečnostní obchůzky spočívají v tom, že jsou opakovatelné, nikoli v tom, že jsou důkladné

Bezpečnostní obchůzka má velkou hodnotu, protože se pokaždé odehrává stejným způsobem. Důkladná, ale improvizovaná obchůzka má menší hodnotu než skromný kontrolní seznam, který se každý týden vyplňuje stejným způsobem, protože pouze ten druhý poskytuje záznam, který dokazuje, že byla dodržena stanovená rutina.

Právě zde mají pravidla pro vyplňování větší význam než u většiny kontrolních prací. Bezpečnostní dotazník s volitelnými otázkami se tak stává dotazníkem s vynechanými otázkami a tyto mezery nejsou v hotovém dokumentu viditelné, pokud je struktura dokumentu nevynucuje.

Předání a náklady spojené se sporným stavem

Kontroly při předání – mezi pronajímatelem a nájemcem, dodavatelem a zadavatelem, dosluhujícím a novým uživatelem – mají přímé finanční důsledky. Stav zaznamenaný při předání určuje, kdo za co zaplatí, a záznam se prověřuje právě proto, že jej někdo zpochybňuje.

Důkazní standard je proto vyšší než u běžné práce: záznamy musí být datované, konkrétní, přiřaditelné a dostatečně úplné, aby absence vady v záznamu představovala věrohodný důkaz o tom, že vada neexistovala. Této poslední vlastnosti lze dosáhnout pouze důsledným zaznamenáváním. Záznam, který některé oblasti dokumentuje důkladně a jiné vůbec, o vynechaných oblastech mnoho neprokazuje.

Koordinace kontrol na více pracovištích

Komerční projekty zahrnující více lokalit s sebou přinášejí problémy, s nimiž se u projektů týkajících se jedné nemovitosti nesetkáváme: které lokality byly v tomto čtvrtletí zkontrolovány, u kterých již uplynula lhůta, zda oba inspektoři uplatňují stejné standardy a jak získat přehled o celém portfoliu, místo padesáti samostatných dokumentů.

MeetInspect nabízí webový administrační panel jako správcovskou část platformy, kde se vytvářejí a spravují inspekce, a to vedle aplikace pro iOS, kterou inspektoři používají v terénu. Díky opakovaně použitelným šablonám se standard uplatňuje napříč všemi lokalitami, aniž by bylo nutné jej každému inspektorovi znovu vysvětlovat.

Podmínky v komerčních budovách

Právě v technických místnostech, suterénech, výtahových šachtách, technických stoupačkách a budovách s ocelovou konstrukcí dochází k výpadkům připojení a provádění kontrol je zde nejméně pohodlné. Komerční inspektoři navíc pracují v rukavicích, při špatném osvětlení, ve výškách a na žebřících – v podmínkách, v nichž je zdlouhavé zadávání údajů nejen nepříjemné, ale také důvodem, proč se záznam vůbec nepořídí.

Aplikace Inspection Runner od MeetInspect je navržena tak, aby umožňovala provádění inspekčních postupů v reálných pracovních podmínkách. Součástí pracovního postupu je pořizování fotografií a podpora offline režimu, díky čemuž lze v inspekci pokračovat i v případě výpadku signálu.