Nastavenie pracovného prostredia

Osoba, ktorá vytvorí pracovný priestor, sa stáva jeho vlastníkom pre fakturačné účely a aktívnym správcom. V časti Nastavenia → Všeobecné potvrďte názov organizácie, krajinu a časové pásmo. Tieto nastavenia ovplyvňujú plánovanie, dátumy správ a komunikáciu týkajúcu sa služieb.

Pomocou pobočiek oddeľte jednotlivé lokality alebo prevádzkové tímy. Členov priraďte iba k tým pobočkám, ktoré potrebujú, a skontrolujte prístup pomocou účtu bez administrátorských oprávnení ešte pred importom produkčných údajov.

Pred pozvaním širšieho tímu nastavte terminológiu, vizuálnu identitu správ, predvolené nastavenia e-mailov a úvodnú šablónu. Jednotné predvolené nastavenia znižujú počet opráv počas prvých inšpekcií v reálnych podmienkach.

Nastavenia terminológie určujú, aké názvy sa používajú v rozhraní a v správach. Ich zosúladenie s jazykom, ktorý vaša organizácia už používa, znižuje ťažkosti pre inšpektorov a zabezpečuje, že správy budú pôsobiť prirodzene aj na klientov, ktorí tento softvér nikdy nevideli.

Pred prvou skutočnou kontrolou sa oplatí nastaviť predvolené hodnoty správ – značku, nastavenia e-mailu, vzor názvu súboru správy –, pretože existujúce správy si zachovávajú nastavenia, ktoré platili v čase ich vytvorenia.

Pobočky oddeľujú jednotlivé lokality alebo prevádzkové tímy v rámci jedného pracovného priestoru. Je jednoduchšie ich zaviesť pri počiatočnom nastavení, ako ich dodatočne implementovať, keď už v nerozlíšenom pracovnom priestore existujú kontroly, šablóny a úlohy.

Ak si nie ste istí, či ich potrebujete, praktickým kritériom je to, či by dve skupiny ľudí nemali mať možnosť vidieť bežnú prácu tej druhej. Ak je odpoveď „nie“, jedna pobočka je jednoduchšia a ľahšie spravovateľná.

Tri chyby sa opakujú natoľko často, že stojí za to ich spomenúť: pozývanie členov tímu ešte pred vytvorením šablón, automatické udeľovanie administrátorských oprávnení a odkladanie konfigurácie správ až na obdobie po tom, čo už bola odoslaná prvá správa určená klientom.

Všetky tri situácie sa dajú napraviť, ale oprava každej z nich je drahšia ako jej prevencia. Pred importom produkčných údajov si otestujte prístup pomocou účtu bez administrátorských oprávnení – odhalíte tak problémy s oprávneniami ešte v teoretickej fáze.